Automatisierte Anfragenverarbeitung (Terminbuchungen)
Als Fotograf hast du besseres zu tun, als deinen Terminkalender zu verwalten und E-Mails zu beantworten.
Ausgangssituation
Prozess der Terminplanung
Marc hat eine Herausforderung: Über das Kontaktformular auf der Website landen täglich mehrere Anfragen in seinem Posteingang. Jede E-Mail muss er manuell mit seinem Outlook-Kalender und einem Notion abgleichen, um keine Doppelungen und eine optimale Auslastung zu erzielen.
Normalerweise funktioniert der Prozess ungefähr so:
- E-Mail kommt an
- Prüfung des Datums im Outlook Kalender
- Wenn es bereits einen Eintrag gibt, neues Projekt in Notion mit „belegt“ anlegen
- Wenn es keinen Eintrag an diesem Tag gibt, neuen Eintrag in Notion mit „Anfrage“
- Terminabsagen in der gleichen Manier, Kalendereintrag löschen und in Notion auf „Storno“ setzen
Das klingt erst einmal nicht nach viel, durch die reine Anzahl an Anfragen staut sich das aber dann doch auf. Diese Arbeit können wir automatisieren!
Zielbild: erwünschter Zustand
Eine Assistenz für meinen Terminkalender
Der Wunsch ist, sich einfach nicht mehr damit beschäftigen zu müssen. Automatisierte Anfragenverarbeitung könnten wir es betiteln.
Genutzte Tools:
- E-Mails (Outlook)
- Kalender (Outlook)
- Notion
Terminkalender – organisiert. Kunden – top zufrieden!
Mit einer einfachen (und gleichzeitig anspruchsvollen) Automatisierung haben wir den kompletten Prozess automatisiert.
Herausfordernd war, dass die vorhandenen make-Module nicht alle Funktionen erfüllt haben, die wir benötigt haben. Der Kalender musste beispielsweise über die API angesteuert werden, die Felder in Notion waren schwierig zu identifizieren und die Datenformate mussten mehrfach konvertiert werden, da ansonsten Eintragung oder Erkennung nicht funktioniert hat.
Am Ende hat der Kunde eine funktionierende Automatisierung, die ihm Zeit (und Nerven) spart.
FAQs – häufige Fragen
Wie habt ihr die Aufgabe "automatisierte Anfragenverwaltung" gelöst?
Marc hat uns detailliert beschrieben, wie es aktuell funktioniert, Zugang zum Notion gewährt und gemeinsam haben wir dann erarbeitet, wie der Prozess zukünftif aussehen soll, inklusive aller Bedingungen.
Auf Basis dessen haben wir eine erste Version entwickelt, nach seinem Feedback kleinere Anpassungen vorgenommen und schließlich die finale Version ausgeliefert.
Wie lange hat es gedauert, bis die Automatisierung entwickelt war?
Das vollständige Projekt war nach einer Woche abgeschlossen.
Kann ich die Automatisierung selbst in Betrieb nehmen?
Der Kunde hat sich in diesem Fall dazu entschlossen die Automatisierung selbst in Betrieb zu nehmen. Dazu haben wir eine individuelle Anleitung mit Video erstellt.
Weitere Tools clever verbinden
Wie du deine Daten zentral verwaltest, zeigt der Beitrag zu Airtable als Automatisierungs-Hub.
Auch bei der Kontaktverwaltung mit Brevo spielt die Tool-Verknüpfung eine zentrale Rolle.
