Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist in vielen Unternehmen ein zentraler Aspekt, in vielen sogar ein strategisches Ziel.
Wir denken aber einen Schritt weiter: Ein guter, optimierter, digitaler Prozess kann auch optimiert werden!
In diesem Teil unserer Blog- und Videoreihe zeigen wir die, wie du mit Airtable als Dreh- und Angelpunkt Automatisierungen mit Make.com baust.
Airtable ist eine tabellenorientierte Entwicklungsumgebung, die sich ideal für die Entwicklung kleiner Apps eignet. Ähnlich wie Google Sheets bietet Airtable eine benutzerfreundliche Oberfläche und flexible Nutzungsmöglichkeiten. Doch Airtable geht über die Funktionalitäten eines einfachen Tabellenkalkulationsprogramms hinaus, da es zusätzliche Features wie die Möglichkeit bietet, Inhalte in einem Dialogformat darzustellen, eins-zu-viele-Beziehungen zu etablieren und Spalten klar zu typisieren.
Arbeiten mit Airtable und make.com
Die zentrale Komponente bei der Automatisierung von Prozessen mit Airtable und make.com (Affiliate-Link) ist die „record ID“. Diese eindeutige Nummer identifiziert jedes Element in einer Tabelle.
Die record ID spielt eine entscheidende Rolle, insbesondere bei der Integration mit make.comda wir nur so eindeutig indentifizieren können, wo wir gerade sind.
Wenn wir eine Automatisierung mit make.com und Airtable bauen, dann ist das erste Modul, das häufig zum Einsatz kommt (an anderer Stelle aber Webhooks), ist das „Search Records“-Modul. Es ermöglicht das Suchen nach spezifischen Datensätzen innerhalb von Airtable. Um die Verbindung zwischen make.com und Airtable aufzubauen, wird eine Verbindung (connection) benötigt. Dies lässt sich üblicherweise durch eine OAuth-Verbindung realisieren, bei der du den Zugriff auf Airtable gewährst.
Nach der Verbindung wählst du die relevante Base (Datenbank) und die zu untersuchende Tabelle aus. Es gibt die Möglichkeit, Felder spezifisch auszuwählen und Suchkriterien festzulegen, was vor allem bei der Filterung von Daten hilfreich ist. Die Ergebnisse der Suche können direkt in make.com angezeigt und weiterverwendet (z. B. zur Prüfung) werden.
Verwendung der Module in make.com
In der Arbeit mit make.com kommen verschiedene Module zum Einsatz, die unterschiedliche Aufgaben erfüllen:
- Search Records Modul: Dieses Modul findet spezifische Einträge innerhalb Airtable, basierend auf festgelegten Kriterien.
- Update Record Modul: Mit diesem Modul aktualisierst du existierende Einträge in Airtable. Die record ID der gefundenen Datensätze wird hierbei genutzt, um die korrekten Einträge zu aktualisieren. Inhalte, die durch andere Automatisierungen generiert wurden, wie etwa URLs oder Bilddateien, können so nahtlos integriert werden.
- Webhook Integration: Webhooks ermöglichen es einem Szenario, externe Auslöser zu verarbeiten. In Airtable kannst du eine Spalte mit einem Button für Webhooks einrichten. Durch das Klicken dieses Buttons wird die record ID an make.com übermittelt. Dadurch werden direkt Aktionen ausgelöst.
- Create a Record Modul: Dieses Modul nutzt du, um neue Einträge in einer Tabelle zu erzeugen, etwa für die Veröffentlichung von Social-Media-Inhalten. Die Nutzung der record ID stellt sicher, dass Einträge korrekt zugeordnet werden.
Du siehst: Inhalte, die in Airtable verwaltet werden, können gezielt in unterschiedlichen Formaten aktualisiert, veröffentlicht oder nachverfolgt werden.
Nutzung von Beziehungen zwischen Tabellen
Ein Highlight von Airtable ist die Möglichkeit, eins-zu-viele-Beziehungen zu erstellen. Dabei kannst du mehrere Tabellen verknüpfen, um redundante Datenhaltung zu vermeiden. Etwa wenn du Blogbeiträge in einer Tabelle und dazugehörige Social-Media-Posts in einer anderen Tabelle organisieren willst. Das Ergebnis: eine saubere Datenstruktur und eine einfachere Arbeit mit verbundenen Daten.
Wir nutzen genau aus diesen Gründen gerne Airtable. Google Sheets tut es natürlich genauso, Airtable bietet aber einfach ein paar mehr Funktionen, die hilfreich sind.
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