Digitalisierung wird oft als die Lösung alle Problem in Unternehmen angepriesen.
Schneller, effizienter, kostensparender – die Versprechen sind groß.
Dabei wird häufig die alles entscheidende erste Frage vergessen (und somit auch der ROI nicht vorhanden): Ist der zugrunde liegende Prozess überhaupt bereit für die Digitalisierung?
Der Weg ist wichtiger als das Ziel!
Prozesse verstehen und analysieren als Basis
Viele Unternehmen begehen den Fehler, einfach drauflos zu digitalisieren, ohne ihre bestehenden Prozesse zu hinterfragen und zu optimieren. Das führt oft dazu, dass ineffiziente Arbeitsabläufe, die vielleicht noch aus Papierzeiten (oder Fax… kennst du das noch?) stammen oder „halt schon immer so sind“, digitalisiert und somit unnötig verkompliziert werden. Das Ergebnis? Viel Geld ausgegeben, wenig Mehrwert geschaffen.
Aber wie geht es besser?
Bevor wir überhaupt an Digitalisierung denken, ist der erste und wichtigste Schritt, die eigenen Prozesse zu verstehen und zu analysieren. Klingt langweilig, oder? Ist es vielleicht auch, aber es zahlt sich aus. Die meisten Unternehmen haben sich ihre Abläufe über Jahre hinweg zusammengebastelt – mit vielen kleinen Anpassungen und Workarounds, die irgendwann mal sinnvoll waren, es heute aber nicht mehr sind. Wer kennt das nicht: Umständliche Freigabeprozesse, doppelte Datenpflege, Copy-Pasten oder endlose Meetings, die einfach nur Zeit fressen? Genau solche Dinge wollen wir auf den Prüfstand stellen. Und so besser werden.
Erst optimieren, dann automatisieren
Es geht darum, die bestehenden Prozesse klar zu dokumentieren, zu hinterfragen und die echten Pain Points zu identifizieren. Wo verliere ich unnötig Zeit? Wo passieren die meisten Fehler? Welche Schritte bringen keinen echten Mehrwert? Besonders gut: Wofür mache ich das überhaupt?
Fragen sind essentiell. Denn: Einen schlechten Prozess zu digitalisieren, macht ihn nicht besser – nur digital schlecht.
Nachdem klar ist, was wirklich wichtig ist und was weg kann, geht es ans Optimieren. Es lohnt sich, die Prozesse zu entschlanken, zu verschlanken, zu standardisieren und zu vereinfachen. Denn je einfacher und klarer ein Prozess ist, desto besser lässt er sich später auch digital abbilden. Es geht nicht darum, jeden Schritt zu hinterfragen, sondern sich zu fragen, wie man den Gesamtprozess einfacher und effektiver gestalten kann. Oftmals ist das Denken vom Großen (Gesamtprozess) ins Kleine (Schritte) hier am besten geeignet, da du ihn so auf unterschiedlichen Flughöhen betrachtest.
Die Digitalisierung als Investition
Erst wenn das geschafft ist, ist der Zeitpunkt gekommen, über Digitalisierung nachzudenken. Hier sollte man sich im Klaren sein: Digitalisierung kostet erst einmal Geld. Zeit, Softwarelizenzen, IT-Infrastruktur, Schulungen – all das sind Investitionen. Und ja, manchmal kommen die Ergebnisse nicht von heute auf morgen. Aber der wahre Nutzen der Digitalisierung liegt in den Effizienzgewinnen und der Zeitersparnis, die sich erst im Laufe der Zeit bemerkbar machen.
Laut einer Studie von McKinsey können Unternehmen, die ihre digitale Transformation erfolgreich umsetzen, im Durchschnitt jedoch eine Umsatzsteigerung von 16% und eine Senkung der Betriebskosten um bis zu 14% erreichen. Diese Zahlen zeigen einmal mehr das Potenzial, das in der Digitalisierung steckt – wenn sie richtig angegangen wird.
Ein zentraler Vorteil der Digitalisierung ist die Möglichkeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Weniger Suchen, weniger manuelle Arbeit, schnellerer Zugriff auf Informationen – das sind die Quick Wins. Für einen richtigen ROI braucht es einen längeren Atem. Benchmarktechnisch sind wir hier bei einem ROI von rund 3 Jahren.
Jetzt komme ich endlich zu unserem Lieblingsthema: das echte Potenzial entfaltet sich in der Automatisierung von Prozessen. Prozessautomatisierung bedeutet nicht nur, dass Arbeitsschritte schneller gehen, sondern dass sie zuverlässig und ohne menschliche Fehler ausgeführt werden! Und zwar ohne, dass du etwas dafür tun musst.
Digitalisierung –> Automatisierte Prozesse
Wenn man dann noch weiterdenkt, kommt man zum Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI). Aber Vorsicht: KI ist kein Allheilmittel und auch nicht das erste, woran du denken solltest. Erst wenn die Basis stimmt – sprich, wenn die Prozesse optimiert und digitalisiert sind – kann KI wirklich helfen. Kontext ist King, insbesondere in der Textverarbeitung. Im Bereich der statistischen Vorhersagen geht das sogar noch weiter.
Und bei automatisierten Prozessen ist der ROI in der Regel deutlich schneller erreicht, als bei der Digitalisierung. Insbesondere mit Make.com, Zapier und Co. können kleine Automatisierungen in sehr kurzer Zeit entwickelt und ausgerollt werden.
Und dann macht Digitalisierung so richtig Spaß!
Digitalisierung als strategischer Weg, nicht als Ziel
Am Ende geht es bei der Digitalisierung nicht nur darum, auf einen Zug aufzuspringen, der gerade angesagt ist. Es geht um eine durchdachte, strategische Herangehensweise, die langfristig einen echten Mehrwert bringt. Die Digitalisierung ist ein Weg, kein Ziel. Und wenn du das so angehst, wirst du auch einen klaren ROI von Digitalisierung sehen. Sowohl monetär, als auch organisatorisch!
