Der Bitkom hat für seinen Digital Office Index 2024 1.103 Unternehmen ab 20 Beschäftigten befragt. 76 Prozent von ihnen nennen einen zu hohen Investitionsbedarf als Hürde bei der Digitalisierung. Das Geld ist also bei den meisten ein Thema. Gerechnet wird trotzdem fast immer nur mit dem, was auf dem Angebot steht.
Die Lizenz ist der kleinste Posten auf der Rechnung. Den Großteil verursachen Nacharbeit, Fehlerkorrektur, technische Schulden und Neuimplementierung.
Und fast immer entstehen diese Kosten an derselben Stelle: bei einem Prozess, der vor der Automatisierung nicht sauber war.
Die sichtbaren Kosten: Lizenzen und Entwicklung von Automatisierungen
Das ist der Teil, den jedes Angebot enthält. Lizenzgebühren für make.com, n8n und Co., dazu der Aufwand für den Aufbau: Schnittstellen einrichten, Regeln abbilden, testen, Team unterweisen. Beides lässt sich vorab ziemlich genau beziffern (und genau deshalb wird darüber am meisten diskutiert).
Welche Software zu welchem Prozess passt, haben wir in unserem Überblick zu Prozessautomatisierung Software sortiert. Für die Kostenfrage reicht hier ein Gedanke: Die sichtbaren Kosten sind planbar. Alles andere ist der Teil, der im Nachgang für Überraschung sorgt, wenn es nicht berücksichtigt wurde.
Die vier versteckten Kosten
Wenn ich mit Teams auf Automatisierungen schaue, die im Betrieb teurer werden als geplant, lohnt sich der Blick auf vier Posten. Keiner davon steht im Angebot:
- Nacharbeit. Fälle, die die Automatisierung nicht schafft, landen wieder bei einer Person aus dem Team.
- Fehlerkorrektur. Falsch gebuchte, doppelt angelegte oder unvollständig weitergegebene Daten müssen gefunden und repariert werden.
- Technische Schulden. Für jede Ausnahme wird ein Workaround eingebaut, den später niemand mehr versteht (wie das Makro vom Werksstudenten, nur diesmal mit Zugriff auf euer ERP).
- Neuimplementierung. Wenn der Ablauf zu viele Sonderfälle hat, wird ein Teil der Lösung noch einmal von vorn gebaut.
Jeder dieser Posten ist einzeln auf den ersten Blick überschaubar. Zusammen können sie so viel kosten wie das ganze Projekt oder sogar noch mehr.
Warum ein unklarer Prozess diese Kosten vervielfacht
Eine Automatisierung führt aus, was ihr ihr „beibringt“. Kennt ihr den Prozess nur so halbwegs, steckt in der Vorgabe eine Lücke. Jede Lücke zeigt sich erst im Betrieb, meist an einem Montagmorgen, wenn der erste Sonderfall auftaucht oder der Ansprechpartner im Urlaub ist.
Dann geht das Chaos los: Der Fall bleibt hängen (Nacharbeit), wird von Hand falsch weitergegeben (Fehlerkorrektur), bekommt einen Workaround (technische Schulden) und irgendwann wird der Teil des Ablaufs neu gebaut. Ein geklärter Prozess kennt seine Ausnahmen vorher, und das macht sie zu einer Zeile in der Kalkulation statt zu einer Überraschung im Betrieb.
Die Gründe dafür, warum so viele Vorhaben an genau dieser Stelle scheitern, haben wir in Warum 7 von 10 Digitalisierungsprojekten im Mittelstand scheitern beschrieben.
Beispielrechnung: derselbe Prozess, zwei Ausgangslagen
Achtung, Szenario: Alle Zahlen in diesem Abschnitt sind Annahmen für eine typische Rechnungsprüfung. Du kannst sie durch eure eigenen ersetzen.
Angenommen, ein Team prüft 400 Rechnungen pro Monat und braucht dafür 12 Minuten pro Rechnung. Das sind 80 Stunden im Monat. Bei einem internen Stundensatz von 55 Euro und einer Automatisierung, die 9 der 12 Minuten übernimmt, ergibt sich eine Ersparnis von 39.600 Euro pro Jahr. Die sichtbaren Kosten liegen bei 12.000 Euro für den Aufbau und 1.800 Euro für die Lizenz (150 Euro pro Monat), zusammen 13.800 Euro.
Beim geklärten Prozess rechnet sich das nach gut vier Monaten. Jetzt derselbe Prozess mit unklarem Ablauf, die Ersparnis bleibt rechnerisch gleich, damit der Vergleich einfach bleibt:
- Nacharbeit: 30 Prozent der Fälle (120 pro Monat) landen als Ausnahme wieder im Team, je 10 Minuten. Das sind 240 Stunden im Jahr, also 13.200 Euro.
- Fehlerkorrektur: 8 falsch verarbeitete Rechnungen pro Monat, je 45 Minuten für Suche und Korrektur. Das sind 72 Stunden im Jahr, also 3.960 Euro.
- Technische Schulden: 40 Stunden Entwicklungsaufwand für Workarounds bei angenommenen 90 Euro pro Stunde, also 3.600 Euro.
- Neuimplementierung: 40 Prozent des Aufbaus werden neu gebaut, also 4.800 Euro.
Die versteckten Posten summieren sich auf 25.560 Euro und liegen damit fast doppelt so hoch wie die sichtbaren Kosten. Die Gesamtkosten im ersten Jahr steigen auf 39.360 Euro, und die Amortisation rutscht von gut vier auf rund zwölf Monate.
So rechnet ihr vorher, was euch eine Automatisierung einspart
Bevor ihr ein Angebot annehmt, das euch verspricht alle Prozesse einfach zu automatisieren, braucht ihr ein Blatt Papier und eine konkrete Einschätzung derer, die täglich im Prozess arbeiten.
Die Rechnung hat am Ende drei Blöcke: die Ersparnis (Fälle pro Jahr mal eingesparte Minuten mal Stundensatz), die sichtbaren Kosten und die vier versteckten Posten. Teilt ihr die Kosten durch die Ersparnis pro Jahr und nehmt das Ergebnis mal zwölf, bekommt ihr die Monate bis zur Amortisation.
Meine Empfehlung: Rechnet unterschiedliche Szenarien, einmal bspw. mit voller Automatisierung und einmal mit einer pragmatischen Lösung, die euch sinnvoll erscheint. Die Lücke zwischen beiden Ergebnissen zeigt euch, wie viel Risiko im Vorhaben steckt. Wer tiefer in die Systematik einsteigen möchte, findet die Grundlagen in unserem älteren Artikel: Welchen ROI hat Digitalisierung?.
Und noch etwas: Sprecht bei der Schätzung der Ausnahmen mit den Leuten, die den Prozess täglich bearbeiten. Sie kennen die Sonderfälle, die in keinem SOP stehen.
Der erste Schritt zur Prozessautomatisierung
Die Rechnung steht und fällt mit den Ausgangszahlen: wie oft läuft der Prozess, wie lange dauert er, wie viele Ausnahmen gibt es? Genau dafür ist unsere kostenlose KI-Prozessanalyse gedacht. Sie führt euch in etwa einer Viertelstunde durch euren Prozess und liefert eine ROI-Einschätzung mit der Zeitersparnis pro Jahr als Startpunkt für eure Rechnung.
Wenn ihr die Umsetzung nicht selbst stemmen wollt, kann euch unser Angebot Prozessautomatisierung as a Service die Umsetzung abnehmen und wird monatlich abgerechnet, sodass ihr den Aufwand fest in eure Rechnung einsetzen könnt.
Häufig gestellte Fragen zu den Kosten der Prozessautomatisierung
Was kostet Prozessautomatisierung?
Eine pauschale Zahl gibt es nicht, weil der Preis an drei Dingen hängt: am Aufwand für den Aufbau, am Lizenzmodell (von make.com oder n8n bis zur individuellen Entwicklung) und am laufenden Betrieb. Rechnet deshalb in drei Blöcken: einmalige Einführung, wiederkehrende Lizenz und Betreuung, dazu die vier versteckten Posten Nacharbeit, Fehlerkorrektur, technische Schulden und Neuimplementierung. Erst die Summe über mindestens ein Jahr zeigt, was die Automatisierung wirklich kostet.
Warum wird Automatisierung teurer als geplant?
Meist wurde nur der sichtbare Teil eingeplant: Lizenz und Aufbau. Ist der Prozess vorher unklar, tauchen Ausnahmen erst im Betrieb auf. Jede Ausnahme bedeutet Nacharbeit im Team, Korrekturen an falsch verarbeiteten Fällen und Anpassungen an der Automatisierung. Kommen mehrere Sonderfälle zusammen, muss im schlimmsten Fall ein Teil der Lösung neu gebaut werden.
Wie berechne ich den ROI einer Prozessautomatisierung?
Ihr braucht drei Zahlen für die Ersparnis: Häufigkeit des Prozesses, Bearbeitungszeit pro Durchlauf und den internen Stundensatz. Multipliziert ihr sie, bekommt ihr die Zeitersparnis pro Jahr in Euro. Dem stellt ihr die Gesamtkosten gegenüber, also Aufbau, Lizenz und die versteckten Posten. Teilt ihr die Kosten durch die jährliche Ersparnis und nehmt das Ergebnis mal zwölf, seht ihr die Monate bis zur Amortisation.
Was kostet Nacharbeit nach der Automatisierung?
Das lässt sich nur für euren Prozess beantworten, aber die Rechnung ist einfach. Zählt, wie viele Fälle pro Monat wieder bei einer Person landen, schätzt die Minuten je Fall und multipliziert mit dem Stundensatz. Schon ein Drittel Ausnahmen kann einen großen Teil der geplanten Ersparnis auffressen, wie das Szenario in diesem Artikel zeigt. Startet also mit einer ehrlichen Ausnahmequote.
Kann ich einen unklaren Prozess trotzdem automatisieren?
Technisch geht das, wirtschaftlich selten. Sinnvoller ist es, den Prozess zuerst aufzuschreiben, überflüssige Schritte zu streichen und die Ausnahmen zu sammeln. Danach automatisiert ihr zunächst den Teil, der immer gleich abläuft, und lasst Sonderfälle bewusst beim Menschen. So bleibt das Risiko klein und ihr sammelt echte Zahlen für den nächsten Schritt.
