Was ist Sales-Automatisierung (und wie starte ich damit)?

Verlierst du im Vertrieb noch immer Zeit mit Copy-Paste, fehleranfälligen Excel-Listen und dem ständigen Hin- und Herschieben von Daten?

Genau diese Aufgaben halten dich davon ab, dich auf das zu konzentrieren, was Vertrieb eigentlich ist: Kundengespräche führen, Beziehungen aufbauen und Abschlüsse machen. Sales-Automatisierung beendet diese Zeitverschwendung. Und gibt dir Zeit zurück.

Und dabei ist der Einstieg gar nicht so schwer, wie es sich vielleicht anhört! Sales-Automation bedeutet eben nicht, dass wir nur noch KI-Agenten haben, die für uns die Arbeit machen. Vielmehr geht es darum, dass wir die Aufgaben eliminieren, die uns von der Wertschöpfung abhalten oder uns unterstützen, sodass wir besser arbeiten können.

Ich würde sagen: Los geht’s!

Was ist Sales-Automatisierung?

Sales-Automatisierung bedeutet, dass wiederkehrende (und fehleranfällige) Tätigkeiten im Vertrieb automatisch ablaufen. Dazu gehören unter anderem die Lead-Erfassung, Terminorganisation, Follow-ups, Pipeline-Updates und Sales-Reporting.

Automatisierung ist nicht nur ein IT-Thema. Sie ist ein Teil der intelligenten Prozessautomatisierung (IPA), die dafür sorgt, dass Abläufe im Unternehmen reibungslos ineinandergreifen.

Warum gerade kleinere Unternehmen von Sales-Automatisierung profitieren

In kleinen Teams bleibt oft wenig Zeit für Admin-Arbeit. Automatisierung hilft, typische Reibungsverluste zu beseitigen und lästige Aufgaben an Automatisierungen abzugeben:

• Zeitfresser minimieren: Keine doppelte Dateneingabe mehr zwischen E-Mail, CRM und Excel.
• Fehler vermeiden: Automatisierte Prozesse tragen alle Informationen sauber ins System ein.
• Bei der Wertschöpfung unterstützen: Termine vor- und nachbereiten, Daten recherchieren… Wichtige Aufgaben, die aber gut an intelligente Prozessautomatisierungen „delegiert“ werden können.
• Skalierbarkeit schaffen: Auch wenn dein Vertrieb wächst, bleibt die Struktur stabil. 

Und da wird klar, warum das nicht nur ein Thema für die Großunternehmen da draußen ist. Kleinere Organisationen können mit weniger mehr schaffen!

Wo im Sales-Funnel kann ich automatisieren?

Einfache Frage, einfache Antwort! In den Phasen des Sales-Funnels können wir im Prinzip überall unterstützen! 

Ein paar Ideen nach Phase (nicht trennscharf!): 

1. ATTRACT: Contentmarketing, Funnel-Automatisierung, personalisierte Whitepaper
2. CONVERT: Ausschreibungsunterstützung, Terminvorbereitung
3. ENGAGE: Terminnachbereitung, ergänzende Unterlagen, Angebots-Automatisierung 
4. SELL: Kommunikationsflow, Unterstützung bei Anpassungen, Unterstützung Vertrieb
5. CONNECT: Markt-/Kunden-/Wettbewerbs-Tracker, KI-Supportassistent

Du siehst: Es gibt viele Ideen und Möglichkeiten. Lass uns konkreter werden!

Typische Aufgaben, die du im Sales sofort automatisieren kannst (8 Ideen)

Die Möglichkeiten sind vielfältig aber es geht nicht darum, gleich den ganzen Vertrieb umzubauen.

Sales-Automatisierung beginnt mit kleinen Schritten, die sofort Wirkung zeigen. Jede Aufgabe, die sich regelmäßig wiederholt, ist ein Kandidat für Automatisierung. Die Frage ist immer „Wo habe ich den größten Hebel?“

Hier sind 8 konkrete Ideen für Aufgaben oder Bereiche, in denen du sofort starten kannst:

1. Leads automatisch ins CRM aufnehmen

Neue Kontakte müssen nicht mehr mühsam von Hand ins CRM übertragen werden. Ob Website-Formular, LinkedIn-Kontakt oder E-Mail-Signatur – mit einer Automatisierung landen die Daten sofort im CRM.

Tools wie Activecampaign, HubSpot oder Pipedrive reichern je nach Abo die Daten sogar automatisch an, zum Beispiel mit Firmengröße, Branche oder Standort. Falls du auf diese Funktionen nicht zugreifen kannst, ist es ohne Probleme mögliche diese Infos automatisiert zu beschaffen (bspw. mit ChatGPT oder Apollo), um Daten konkret anzureichern!

Ergebnisse? Kein Copy-Paste, garantiert synchronisierte Systeme und vollständige Daten.

2. Auf dem Laufenden bleiben

Recherchen und Marktbeobachtungen sind zeitaufwendig, aber unverzichtbar. Das Coole: Lässt sich alles automatisieren!

Mit den richtigen Automatisierungen kannst du ein Wettbewerbs-Tracking aufbauen, konkrete News zu deinen Kunden erhalten oder zyklische Auswertungen zum Markt erstellen. Statt stundenlang Reports zusammenzuklicken, erhältst du regelmäßig aktuelle Daten in dein Postfach oder direkt ins CRM. So weiß dein Sales-Team immer, was sich bei Wettbewerbern, Kunden oder im Markt verändert.

Ergebnisse? Enorme Zeitersparnis, erhöhte Datenqualität, wichtige Reportings, schnellere Reaktion.

3. Angebote automatisiert vorbereiten

Die Erstellung von Angeboten ist oft ein Engpass, weil Daten aus unterschiedlichen Systemen zusammengetragen werden müssen (oder sogar aus Excel-Tabellen rausgesucht werden müsen).

Mit Automatisierungen werden Informationen aus dem CRM, Produktkatalogen oder Kalkulations-Tools automatisch zusammengeführt. Das Ergebnis: ein vorgefertigtes Angebot, das nur noch final geprüft und freigegeben werden muss. Dadurch verkürzt sich die Angebotsphase erheblich und dein Team kann mehr Deals parallel bearbeiten.

Pluspunkt: Auch der „Prosa-Teil“ eines Angebots, das drumherum, die Analyse der Ist-Situation und ein Ausblick kann ganz konkret auf Basis vorhandener Daten erstellt werden. Das macht ein Angebot deutlich ansprechender.

Ergebnisse? Schnellere Reaktionszeiten und Zeitersparnis, höhere Angebotsqualität.

4. Terminvorbereitung automatisieren

Vor Kundenterminen ist Vorbereitung alles.

Automatisierungen helfen dabei, Daten zu recherchieren, CRM-Einträge anzureichern und die relevanten Unterlagen automatisch bereitzustellen. Statt hektischem Suchen kurz vor dem Termin erhältst du alle Infos gebündelt per E-Mail, Slack oder einem anderen Channel deiner Wahl.

Auch Gesprächsleitfäden können automatisch erstellt werden, um individuelle und dennoch strukturiert durch einen Prozess zu gehen.

Ergebnisse? Besser vorbereitet im Termin, strukturierte Daten und ein souveränerer Gesprächsverlauf!

5. Termine automatisch nachbereiten

Nach einem Kundentermin beginnt oft die eigentliche Arbeit: Notizen ins CRM übertragen, Follow-up-Mails schreiben, Aufgaben für das Team anlegen. Hier kommt Automatisierung so richtig ins Spiel.

Und weil das einige Themen sind, hier mal als Liste:

• Automatische Dokumentation des Meeting-Transkripts (und einer KI-Zusammenfassung im CRM)
• Anlage von To-Dos auf Basis des Gesprächs
• Versand personalisierter Follow-Up E-Mails
• Zusätzliche Option: Meeting-Notizen und Gedanken per Sprache aufnehmen und zusätzlich als interne Notizen oder Memo verwenden.

Ergebnisse? Spart einfach verdammt viel Zeit.

6. Standardisierte Follow-ups verschicken

Im vorherigen Punkt zwar erwähnt, aber deutlich umfangreicher nutzbar. Nach Erstgesprächen oder Angeboten folgen fast immer ähnliche E-Mails. Statt sie jedes Mal neu zu formulieren, werden sie automatisiert verschickt und zwar personalisiert!

Anstatt also die gleichen Mails wieder und wieder zu schreiben (und sich auch daran erinnern zu müssen), helfen automatisierte E-Mail-Sequenzen, dass das nicht untergeht.

Ergebnisse? Schon wieder Zeitersparnis aber auch eine konsequente Kommunikation!

7. Reporting automatisieren

Reportings gehören zu den größten Zeitfressern im Vertrieb (bzw. eigentlich in den meisten Bereichen, in denen Zahlen zählen).

Jede Woche oder jeden Monat manuell Zahlen zusammenzutragen kostet Stunden. Automatisierte Reports greifen direkt auf CRM- und Sales-Daten zu und liefern übersichtliche Dashboards oder E-Mail-Reports. Dein Team hat aktuelle Kennzahlen jederzeit im Blick, ohne dass jemand Excel-Tabellen pflegen muss.

Ergebnisse? Vollständige Reportings, ohne dass du einen Finger krumm machen musst!

8. Supportassistenten integrieren

Hier wird es ein bisschen anspruchsvoller. Auch der Kundenservice ist Teil des Vertriebsprozesses. Mit automatisierten Supportassistenten, z. B. Chatbots, Voicebots oder vorformulierten Antwort-E-Mails, lassen sich viele Anfragen schnell(er) beantworten. Das entlastet nicht nur den Vertrieb, sondern reduziert auch Wartezeiten für den Kunden.

Besonders spannend wird es, wenn diese Assistenten direkt mit deinem CRM verbunden sind: Jeder Kontakt, jede Anfrage, jede Antwort wird automatisch dokumentiert.

Das beste: Chatbots profitieren ungemein von der einfachen Zugänglichkeit zu KI bzw. Large Language Models. Die Antworten müssen nicht hard-coded sein, sodass der Kunde am Ende genervt ist, sonden es kann eine natürliche, menschenähnliche Konversation geführt werden! 

Ergebnisse? Schnellere Rekationszeiten und Konzentration auf die „harten Nüsse“!

Sales-Automatisierung mit KI als Verstärker

Ich habe es bereits mehrfach genannt und angedeutet. Sales-Automatisierung wird insbesondere durch den Einsatz von KI besonders spannend!

Wir können Daten recherchieren, personalisierte Inhalte erzeugen, uns durch vorbereitete Antworten unterstützen und vieles mehr. In Summe einfach ein wahnsinniger Effizienzgewinn!

Für mich gehört dieser gesamte Themenkomplex zum Thema Intelligente Prozessautomatisierung (IPA). Von Agenten sprechen wir hier noch gar nicht. Wie es aber zu IPA an sich kommt und was IPA von RPA unterscheidet? Mehr dazu im Artikel Von RPA zu intelligenter Prozessautomatisierung (IPA).

Unsere Blueprints: HubSpot, Pipedrive und ActiveCampaign

Damit du nicht bei null starten musst, haben wir für einige der gängigsten CRM-Tools fertige Bundles entwickelt. Die sind natürlich nicht vollständig aber erleichtern dir einerseits den Start und können andererseits inspirieren!

Sie enthalten erprobte Automatisierungen, die sich direkt einsetzen lassen und sofort Wirkung zeigen. Ob HubSpot, Pipedrive oder ActiveCampaign: jedes Bundle adressiert typische Pain Points im Vertrieb und spart dir ganz einfach Zeit (und Nerven).

HubSpot-Automatisierungs-Bundle

• Kontakterfassung aus allen Quellen
• Firmendaten-Anreicherung
• Deal-Reporting in Google Sheets
• Discovery Calls als Playbooks abbilden
• Aufgaben, Notizen & Alerts ohne manuelles CRM-Handling
• Und das wichtigste: Keine HubSpot-Upgrades nötig

➡️ HubSpot-Automatisierungen sichern und im YouTube-Video mehr dazu erfahren

Pipedrive Blueprint-Bundle

• Neue Anfragen via Formular automatisch übernehmen 

• Duplikatserkennnung

• Firmendaten Labs automatisch anreichern (z. B. Adresse, Branche etc.)

• Organisation, Kontaktperson, Deal und Aufgabe (Follow-up-Anruf) werden automatisch erstellt und eine Willkommens-Mail gibt es auch!

• Automatische Vertragsgenerierung und DocuSign-Workflow

• Nach Signatur automatische Rechnungsstellung

➡️ Pipedrive Automatisierung herunterladen (mit YouTube-Video!)

ActiveCampaign Blueprint

• Hyperpersonalisierte E-Mails an Prospects verschicken

• Automatisiertes Lead-Scoring auf Basis individueller Kriterien

• Automatisierte CRM-Pflege (Kontakte, Deals, Tags und Follow-ups in ActiveCampaign werden komplett ohne manuelle Eingriffe angelegt.

• Hot Leads mit konkretem Bedarf lösen direkt eine Info an dein Team via Microsoft Teams aus

➡️ ActiveCampaign Automatisierung jetzt als Blueprint sichern

Nicht warten. Sales-Automatisierung einfach starten!

Die größte Hürde ist meist nicht die Technik, sondern der Anfang. Wenn du aber einfach mit kleinen Schritten startest, dort wo dich heute Copy-Paste, doppelte Datenpflege oder verpasste Follow-ups am meisten nerven, kann eigentlich gar nichts schiefgehen.

Mit unseren make.com-Automatisierungs-Blueprints für HubSpot, Pipedrive und ActiveCampaign kannst du sofort loslegen und findest so ganz sicher einen schnellen Zugang zu diesen Themen.

Wenn du tiefer einsteigen möchtest: Wir haben auf unserem Blog viele konkrete Beispiele gesammelt, wie Automatisierungen im Alltag aussehen. Von der Unterscheidung unterschiedlicher Trigger-Typen über einfacher Kontakt-Automatisierung bis hin zu einem automatisierten Podcast. Und falls du dir noch nicht sicher bist, wie groß der Hebel in deinem Unternehmen ist, hilft dir unser Überblick zu Prozessautomatisierung beim Einordnen.

Am Ende geht es nicht darum, alles sofort perfekt abzubilden. Es geht darum, Zeitfresser loszuwerden und deinem Vertrieb wieder den Raum zu geben, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: Kunden gewinnen und Deals abschließen. Alles andere kann die Automatisierung übernehmen.