Steile These: Ihr habt keine Zeit zu automatisieren? Achso, aber für Verschwendung habt ihr Zeit!
Ich sag’s mal so: Wenn ihr tatsächlich zu beschäftigt seid, um über Automatisierung nachzudenken, beginnt ihr an der falschen Stelle. Schafft euch doch Freiräume, indem lästige Widerholungsarbeit automatisiert wird und andere Tätigkeiten für euch vorbereitet werden?
Wer keine Zeit hat, muss dort anfangen, wo jede Stunde Arbeit am schnellsten mehrere Stunden zurückbringt.
Die Frage ist nur: wo genau? Fünf typische Prozesse zeigen, wie der Einstieg aussehen kann.
Woran ihr einen guten Einstiegsprozess zur Automatisierung erkennt
Auf den ersten Blick sehen alle Prozesse gleich aus. In der Praxis unterscheiden sie sich stark, und drei Eigenschaften machen den Unterschied:
- Hohe Wiederholung. Je öfter derselbe Ablauf läuft, desto schneller rechnet sich der Aufbau.
- Klare Regeln. Ihr könnt aufschreiben, wann was passieren soll (auch wenn die Regeln bisher nur im Kopf der Kollegin wohnen, die das seit zwölf Jahren macht). Klassisch: Wenn das, dann das…
- Viele Systemwechsel. Daten wandern von Hand zwischen Postfach, CRM, ERP und Excel. Genau diese Übergaben lassen sich am besten automatisieren.
Falls die Grundbegriffe bei euch noch nicht sortiert sind, hilft vorab unsere Übersicht dazu, was Prozessautomatisierung eigentlich ist. Einzelne Fachwörter wie API oder RPA erklären wir im Prozessautomatisierungs-Wiki.
Fünf Beispiele für den Einstieg
Die folgenden Beispiele sind typische Situationen, wie sie im Mittelstand vorkommen. Eure Ausgangslage wird davon abweichen aber mit Sicherheit erkennst du dich in einigen Themen wieder..
1. Rechnungseingang
Ausgangslage: Rechnungen kommen als PDF ins Postfach, jemand öffnet sie, tippt Betrag und Lieferant ins ERP und schickt eine Freigabemail. Automatisierung: Ein automatisierter Prozess in make.com oder n8n zieht den Anhang aus Outlook, liest die Felder mit einer KI-Komponente aus, gleicht sie mit der Bestellung ab und schickt die Freigabe per Microsoft Teams an die zuständige Person. Stolperstein: Rechnungen ohne Bestellbezug. Legt vorher fest, wer sie bekommt, sonst landen sie in einer Endlosschleife.
2. Angebotserstellung
Ausgangslage: Eine Anfrage trifft ein, der Vertrieb kopiert eine alte Vorlage, passt Preise an und verschickt das Angebot Tage später. Automatisierung: Aus dem CRM (zum Beispiel HubSpot) wird bei einer neuen Anfrage automatisch ein Angebotsentwurf mit Standardpreisen erzeugt, der Vertrieb prüft ihn und gibt ihn frei. Stolperstein: Sonderpreise, die nur im Kopf existieren. Sie gehören vorher in eine Preisliste.
3. Onboarding neuer Mitarbeitender
Ausgangslage: Ist der Vertrag unterschrieben, beginnt die Jagd nach Laptop, Zugängen, Postfach und Einladungen. Automatisierung: Der Trigger im HR-System startet eine Checkliste, legt Aufgaben für IT und Fachbereich an und schickt Erinnerungen, bis alles erledigt ist. Stolperstein: unklare Zuständigkeiten. Eine Automatisierung kann nur weiterreichen, was jemand vorher jemandem zugeordnet hat. Außerdem ist es wichitg auf Datenschutz und Vertraulichkeit zu achten!
4. Reklamationen
Ausgangslage: Reklamationen kommen per E-Mail mit Foto oder auch zig andere Wege, jede sieht anders aus, und der Fall wandert durch drei Postfächer, WhatsApp, das Kundenportal oder per Brieftaube. Automatisierung: Eine KI-Komponente (zum Beispiel über die Schnittstelle von ChatGPT oder Copilot) klassifiziert die E-Mail, zieht Auftragsnummer und Fehlerbeschreibung heraus und legt ein Ticket an. Menschen entscheiden weiter über die Lösung. Stolperstein: Jeder Fall ist ein Sonderfall. Startet deshalb nur mit der Erfassung und dem Routing, nicht mit der Entscheidung.
5. Terminvergabe
Ausgangslage: Terminwünsche gehen per Telefon, E-Mail und Formular ein, und irgendjemand gleicht sie mit dem Kalender ab. Automatisierung: Eine Buchungsstrecke schlägt freie Zeiten vor, trägt den Termin in Kalender und CRM ein und verschickt automatisch Bestätigung und Erinnerung. Stolperstein: Ausnahmen wie Doppelbuchungen oder Sonderwünsche. Definiert vorher, wer im Zweifel entscheidet.
Bei allen fünf Beispielen entscheidet dieselbe Vorarbeit: die Ausnahmen vorher zu sammeln. Jede Ausnahme, die ihr erst im Betrieb entdeckt, kostet Nacharbeit und Zeit.
So wählt ihr euren ersten Prozess zum automatisieren aus
Nehmt euch den Prozess vor, der euch gerade am meisten nervt, und stellt ihm drei Fragen: Läuft er mindestens wöchentlich nach demselben Muster? Lässt sich jede Entscheidung als Wenn-Dann aufschreiben? Und werden Daten von Hand zwischen Systemen übertragen? Wer alle drei Fragen mit Ja beantwortet, hat einen guten Startkandidaten.
Meine Empfehlung: Sprecht dabei mit den Leuten, die den Prozess jeden Tag bearbeiten. Sie kennen die Sonderfälle, die in keinem Prozessdiagramm oder SOP stehen, und werden so von Betroffenen zu Beteiligten. Welche Werkzeuge anschließend zu eurem Prozess passen, ordnen wir in unserem Überblick zu Prozessautomatisierung Software ein.
Mit der KI-Prozessanalyse sofort durchstarten
Sucht euch einen der fünf Prozesse aus, der bei euch vorkommt, und spielt ihn durch. Unsere KI-Prozessanalyse führt euch in etwa einer Viertelstunde durch den Ablauf, bewertet ihn entlang der Kriterien Datenstruktur, Regelbasiertheit und Stabilität und liefert eine ROI-Einschätzung mit der Zeitersparnis pro Jahr. Danach wisst ihr, ob sich der Einstieg bei diesem Prozess lohnt oder ob ein anderer der bessere Startpunkt ist.
Häufig gestellte Fragen zu Beispielen der Prozessautomatisierung
Welche Prozesse lassen sich automatisieren?
Am besten eignen sich Abläufe, die häufig vorkommen, nach klaren Regeln laufen und Daten zwischen mehreren Systemen bewegen. Typische Kandidaten sind Rechnungseingang, Angebotserstellung, Onboarding, Reklamationen und Terminvergabe. Unstrukturierte Anteile wie Freitext in E-Mails oder PDFs lassen sich heute mit KI-Komponenten (zum Beispiel über die Schnittstellen von ChatGPT oder Claude) einbinden. Entscheidend bleibt, dass ihr die Regeln vorher aufschreiben könnt.
Was ist der beste erste Prozess für die Automatisierung?
Der beste erste Prozess ist häufig, klar geregelt und kostet heute spürbar Zeit. Diese drei Eigenschaften ergeben den schnellsten Nutzen bei überschaubarem Risiko. Den komplizierten Ablauf, der am lautesten ruft, lasst ihr zunächst liegen, denn ein gescheiterter Erstversuch kostet intern viel Vertrauen. Mit dem Einstiegs-Check aus diesem Artikel findet ihr in wenigen Minuten einen Startkandidaten.
Wie lange dauert der Einstieg in die Prozessautomatisierung?
Das hängt weniger an der Technik als an der Vorbereitung. Einen geklärten Prozess mit wenigen Schnittstellen könnt ihr als kleinen Pilot aufsetzen, bei mehreren Abteilungen und vielen Sonderfällen dauert es länger. Plant deshalb zuerst Zeit für das Aufschreiben des Ablaufs und das Sammeln der Ausnahmen ein. Ein Pilot mit einem einzigen Prozess liefert schneller belastbare Zahlen als ein großes Programm.
Lohnt sich Prozessautomatisierung auch für kleine Firmen?
Ja, gerade dort. Kleine Teams haben selten Zeit für wiederkehrende Handarbeit und spüren jede Stunde, die im Postfach oder beim Abtippen verschwindet. Werkzeuge wie make.com oder n8n lassen sich ohne eigene Entwicklungsabteilung einsetzen. Wichtig ist, mit einem Prozess zu starten und den Nutzen zu messen, bevor ihr den nächsten angeht.
