Ich gebe es zu: Ich habe eine Schwäche für Tabellen.
Excel ist mein treuer Begleiter seit Jahren. Google Sheets läuft dem sogar fast den Rang ab.
Auf Badisch würden manche wohl sagen, dass ich ihnen ganz schön „auf den Senkel gehe“ mit meinen Tabellen (im folgenden beziehe ich mich auf Excel, meine aber auch Google Sheets… So lässt es sich besser lesen).
Excelritis in Unternehmen
Und mit Sicherheit kennst du auch aus dem Unternehmen die Excelritis, unter der viele Bereiche leiden (?) oder pragmatisch Lösungen schaffen. Für viele Software-Anbieter ist Excel der größte Konkurrent und am Ende oft das Mittel der Wahl. Unterm Strich ist es niederschwellig umzusetzen, bietet wahnsinnig viele Möglichkeiten und die Hürde ist für die Menschen in der Organisation niedriger als „noch ein Tool“.
Vor einiger Zeit habe ich dann aber begonnen, mich intensiver mit dem Thema Prozessautomatisierung zu beschäftigen und ganz automatisch sind wir auf Airtable (Affiliate) gestoßen. Und das hat mein Verständnis von guten Tabellen noch einmal ganz schön verändert.
Airtable ist wie der smarte Cousin von Excel, der sich nicht nur mit Zahlen, sondern auch mit Kontext auskennt. Und ja, obwohl ich Excel für viele, viele Anwendungen unschlagbar ist, kann ich nicht leugnen: Airtable hat einige entscheidende Vorteile, die Excel dann doch alt aussehen lassen.
Wo war nochmal die Formel?
Fangen wir mal mit dem offensichtlichen Nachteil an.
In Excel geht einfach schneller etwas kaputt. Bezüge, die nicht mehr funktionieren, Summenformeln falsch gebildet. Oder du findest die Formel einfach gar nicht. Ewige Verkettungen, bis du endlich an der Wurzel des Übels bist. Von passwortgeschützten Makros fange ich gar nicht erst an.
Das ist der Preis, den wir für Flexibilität zahlen müssen.
Was ist Airtable?
Airtable ist ein Webtool, das wie eine Art Hybrid aus Tabellenkalkulation und Datenbank ist. Es vereint die einfache Bedienbarkeit von Excel mit der strukturierten Datenlogik, die ich eher aus richtigen Datenbanken kenne – und das auf eine intuitive Art und Weise.
Und warum ist das so genial? Weil es eine Struktur bietet, die dich Fehlerquellen vermeiden lässt. Kein Suchen nach der kaputten Formel, kein wildes Debugging von Makros. In Airtable sind die Daten organisiert und die Beziehungen zwischen den Elementen klar definiert. Das spart Zeit und Nerven und macht dir schlussendlich das Leben oftmals leichter.
Wir können dann Bases (Tabellen) anlegen und dort unterschiedliche Sheets (Tabellenblätter) anlegen.
Das Ganze gibt es auch in unterschiedlichen Sichten, die insbesondere bei der Nutzung für Projektmanagement gut geeignet sind.
Noch einmal detaillierter: Was kann Airtable?
Intelligente Datenorganisation (Stichwort: relationale Datenbank!)
Airtable vereint die Funktionalität einer relationalen Datenbank mit der Benutzerfreundlichkeit von Excel und Co. So kannst du komplexe Datenstrukturen und Beziehungen zwischen Informationen effizient organisieren – ein echter Mehrwert gegenüber herkömmlichen Tools.
Ansichten, so vielseitig wie deine Projekte
Ob Raster, Kanban, Kalender, Galerie oder Gantt – Airtable bietet flexible Visualisierungsmöglichkeiten. Du entscheidest, wie du deine Daten sehen willst und passt Ansichten individuell an.
Gestalte deine Arbeitsumgebung
Mit dem visuellen Interface-Builder wird dein Workflow zum Kinderspiel. Tabellen, Datensätze oder Elemente lassen sich per Drag-and-Drop zu maßgeschneiderten Benutzeroberflächen arrangieren – ganz ohne Programmierkenntnisse.
Automatisierung und KI
Mein Lieblingsthema: Airtable bietet auch embedded einige Funktionen in dieser Richtung. Aber für uns das wichtigste ist die hohe Kompatibilität mit make.com (Affiliate) und damit verbunden die Möglichkeit Airtable als Hub für Automatisierungen zu nutzen. So schaffst du Freiräume und fokussierst dich auf das Wesentliche.
Teamwork!
Gemeinsam an Daten arbeiten und automatisch synchronisiert bleiben – perfekt für onlie-Zusammenarbeit. Und das ist wirklich immer noch eine große Schwäche von Excel und wieteren MS-Produkten (nicht von Google Sheets).
Wie kann ich Airtable nutzen?
Ganz einfach: Einfach einloggen (z. B. mit Google), Vorlage auswählen (oder mit einer leeren Base starten) und loslegen!
Airtable bietet eine umfangreiche, kostenlos Version. API-Calls sind seit einiger Zeit auf 1.000 / Monat beschränkt, damit kommst du aber schon relativ weit.
Airtable x make.com = Lovestory!
Wie gerade schon angeklungen: Automatisierung ist der Punkt, an dem ich endgültig umgeschwenkt bin. In Excel geht das für mich kaum, in Google Sheets schon, aber: Airtable besser!
Damit ist das Bauen von Automatisierungen mit make wirklich einfach und zuverlässig. Ganz zu schweigen von den Vorlagen, die Airtable out of the box für unterschiedliche Anwendungen mitliefert.
In make.com kannst du Airtable ganz einfach über die eingebauten Module aufrufen.
Airtable mit make.com integrieren
Oben im Screenshot siehst du, dass es viele unterschiedliche Module gibt, durch die du Airtable einbauen kannst. Insbesondere Watch Records / Responses ist zum Start einer Automatisierung gut geeignet.
Wir nutzen in der Regel am liebsten die Kombination aus Webhook und dem Modul „Get a Record“.
Dafür erstellen wir in Airtable einen Button auf den wir den Webhook legen und geben als Antwort die Record-ID mit. Diese können wir dann in Airtable nutzen, um den entsprechenden Eintrag abzurufen und haben mehr Kontrolle darüber, was tatsächlich ausgeführt wird.
Das ist aber nur eine Option von vielen.
Airtable als beste Wahl für Automatisierungen
Ich liebe Tabellen, und das wird sich auch nicht ändern. Aber Airtable hat meine Arbeitsweise wirklich verändert und eröffnet für Automatisieriungen neue Möglichkeiten. Es kombiniert die Flexibilität von Excel und Google Sheets mit der Power einer Datenbank – und das ohne eine notwendige steile Lernkurve. Und: Ich vermute, dass ich die Möglichkeiten wahrscheinlich noch nicht einmal zu 20 % ausschöpfe!
Als Teil unseres kompletten Kurses zum automatisierten Content-Marketing hat Sven auch ein Video zu make.com und Airtable aufgenommen. Darin zeigt er dir viele Funktionen und Tricks (z. B. die one-to-many-Beziehung), die du um Arbeiten mit Airtable und make.com benötigst:
Viel Spaß beim Automatisieren!