Trello ist schon seit Jahren eines meiner Lieblings-Tools. Ich nutze es exzessiv (sowohl privat als auch beruflich). Ich bin aber auch ein Typ Mensch, der das Schieben einer Karte auf DONE als sehr belohnend empfindet.
Da wir viel in der Office365-Welt unterwegs sind und Teams unser Hauptkommunikations-Channel ist war es nur logisch eine einfache Automatisierung zu bauen, die Teams-Channel-Nachrichten und Trello miteinander verbindet.
Was genau habt ihr von Teams zu Trello automatisiert?
Der Workflow ist ziemlich einfach: Wir überwachen einen bestimmten Channel für Help-Nachrichten (das ist ein Kanal, in dem wir uns gegenseitig um Unterstützung fragen, oftmals Zentrumsthemen wie IT, Finance oder Marketing), analysieren die Nachricht, formulieren auf dieser Basis eine Antwort und erstellen eine Trello-Karte.
Channel-Messages beobachten
Du musst deine Verbindung zu Microsoft Teams herstellen und dann Team und Channel auswählen.
Als Limit wählen wir 5, da es ja durchaus passieren kann, dass zeitgleich mehrere Anfragen reinkommen. Ein sinnvolles Intervall bei uns sind 15 Minuten.
Inhalt analysieren
Die Nachricht (inkl. Betreffzeile) wird dann mit einem Assistant analysiert. Wir nutzen hier einen Assistant, weil wir so eine Wissensdatenbank im Hintergrund nutzen können und die Ausgabe ganz einfach als JSON erfolgen kann. So können wir bereits definieren, welcher Bereich es am ehesten ist (Finance oder IT) und worum es geht.
Außerdem können wir schon einmal eine Antwort vorformulieren.
Antwort formulieren
Zusätzlich gibt es hier noch eine Chat-Completion, in der wir die finale Antwort an den User formulieren (inkl. Anrede und Lösungsvorschlag.). Diesen Schritt könntest du theoretisch auch bei der Analyse der Inhalte inkludieren, allerdings hatten wir dann zwischendurch Fehler, da es zu umfangreich wurde. Das Auslagern hat die Automatisierung deutlich zuverlässiger gemacht.
Ticket erstellen
Aus all den Informationen (sowohl dem Original, als auch den angereicherten Informationen aus den ChatGPT-Antworten) erstellen wir ein Ticket, was bereits entsprechend getaggt ist.
Antwort in Teams schreiben
Als letztes Antworten wir noch auf die Teams-Nachricht, damit der Anfragende auch weiß, dass wir ihn nicht vergessen haben.
✅ Fertig! Deine Teams zu Trello Integration steht!
Weitere clevere Schnittstellen mit Make
Eine gute Ergänzung ist „E-Mail, Kalender und Notion synchronisieren“.
Wenn du Daten zwischen Tools strukturieren willst, hilft auch „Airtable als Automatisierungs-Hub“.
