Es herrscht FOMO. Fear Of Missing Out.
„Wenn du jetzt nicht mit Automatisierung und KI beginnst, wird dein Business an die Wand fahren“, lassen so manche Expert:innen verlauten.
Was ist dran?
Erst einmal Entwarnung: Über Wohl oder Wehe wird es endgültig wohl nicht entscheiden. Dennoch verschafft Automatisierung Wettbewerbsvorteile, entlastet von nicht-wertschöpfenden Tätigkeiten, reduziert Fehler… Die Liste an Argumenten ist lang. Und gerade kleine und mittlere Unternehmen suchen nach Wegen, um Automatisierung zielführend einzusetzen, eben weil die Vorteile so offensichtlich sind.
Aber wo soll ich starten? Und welche Tools sind geeignet?
Welche Arten von Automatisierungstools gibt es?
Zwei Ansätze haben sich etabliert: Einerseits spezialisierte Automatisierungstools, die als als No-Code oder Low-Code-Lösungen dazu genutzt werden, um Automatisierungen zu bauen und andererseits Tools mit eingebauten Automatisierungsfunktionen, die schon im Basisumfang kleine, aber wirkungsvolle Arbeitserleichterungen bieten.
Wir schauen uns beide Gruppen genauer an. Und schauen auch, was in den kostenlosen Versionen machbar ist.
Automatisierungstools
Diese Tools sind echte Allrounder und für uns der Ermöglicher der meisten Automatisierungen. Mit ihnen kannst du verschiedene Systeme verbinden (Stichworten: Daten!), agentische Systeme bauen und deine Prozesse digital und automatisiert abbilden.
Gerade für den Einstieg und für KMU sind sie wertvoll, weil sie relativ einfach wiederkehrende Aufgaben übernehmen, ohne dass tiefgreifendes Expertenwissen notwendig ist.
Die relevantesten Software-Produkte für uns sind make.com, n8n, Zapier und PowerAutomate – alle mit ihren Vor- und Nachteilen.
| Tool | Free-Plan Automatisierungen | Besonderheiten |
|---|---|---|
| Make.com | Ja – 1.000 Operationen/Monat im Free-Plan | Sehr visuell, ideal für KMU-Einstieg. Viele vorgefertigte Integrationen. Riesige Bibliothek |
| n8n | Teilweise – nur noch Self-Hosted Community | Open Source, volle Datenhoheit. Flexibler, aber technischer als Make. |
| Zapier | Ja – 100 Tasks/Monat im Free-Plan | Einfacher Einstieg, große Tool-Bibliothek. Für größere Flows kommst du aber schnell ans Limit. |
| Microsoft Power Automate | Teilweise – viele Premium-Konnektoren kostenpflichtig | Nahtlose Integration in die Microsoft-Welt. Ideal, wenn Teams/Outlook/SharePoint genutzt werden. |
Make.com eignet sich als unkomplizierter Einstieg, während n8n für technisch versiertere Teams spannend ist. Einen detaillierten Vergleich findest du in diesem Artikel.
Mit Make.com kommst du sogar schon im Free-Plan mit 1.000 Operations sehr weit. Für sensible Branchen, die Self-Hosting brauchen, ist n8n dann die Alternative der Wahl (für kleine Organisationen ohne eigene IT allerdings schwierig in der Umsetzung). Zapier ist auch eine nennenswerte Alternative, allerdings deutlich eingeschränkter als make.com und trotzdem nicht einfacher. Wenn du viel in der Microsoft-Welt unterwegs bist, hast du vermutlich Out-of-the-box Basisfunktionen von PowerAutomate inklusive. Für Funktionen wie Webhooks (und die sind einfach verdammt wichtig für Automatisierungen) brauchst du dann aber schnell ein Upgrade.
Tools mit eingebauten Automatisierungsfunktionen
Wenn wir von Automatisierung reden, ist es unabdingbar auch auf eingebaute Automatisierungsfunktionen zu schauen, die viele Software-Tools bereits mitbringen. Das beginnt mit so etwas einfachem wie Regeln und reicht hin bis zu umfangreichen Workflow-Automatisierungen. Einige davon sind sogar schon in den kostenlosen Tarifen nutzbar.
In Summe gilt: Diese Tools können den Alltag direkt erleichtern: Trello verschiebt Karten automatisch in den „Fertig“-Bereich, Brevo verschickt eine Willkommensmail, sobald sich jemand anmeldet, und Stripe erstellt automatisch Rechnungen bei Zahlungen.
Und bevor du in die Liste einsteigst und dann enttäuscht bist, wenn es erst einmal keine Automatisierungen im Tool gibt: Nicht traurig sein! Wenn dein Lieblingstool Out-of-the-Box keine (kostenlosen) Automatisierungsfunktionen anbietet lassen sich die meisten Tools (bzw. besser: alle Tools auf unserer Liste) direkt oder via API auch per make.com automatisieren und bieten so noch viel mehr Möglichkeiten!
Faustregel: API vorhanden? Automatisierung möglich!
Jetzt mal eine Übersicht zu einigen Tools aus unserer Toolbox:
| Tool | Eingebaute Automatisierungsfunktionen? | Im kostenlosen Plan verfügbar? | Fazit (Free-Variante für KMU?) |
| ActiveCampaign | Ja – umfangreiche Workflows & Sequenzen | Nein – nur 14-Tage-Test | ❌ Kostenlos nicht nutzbar |
| Airtable | Ja – integrierte Automations | Ja – Free-Plan mit 100 Runs/Monat | ✅ Free-Plan erlaubt einfache Workflows |
| Asana | Ja – regelbasierte Workflows | Nein – erst ab Premium | ❌ Free-Plan ohne Automatisierungen |
| Brevo | Ja – Workflow-Editor | Ja – bis 2.000 Kontakte in Automationen, 300 E-Mails/Tag | ✅ Gratis für einfache Funnels |
| Canva | Eher nein | Ja – z. B. 25 Posts/Tag planbar | ❌ Kaum Automatisierung out of the box |
| ElevenLabs | Nein – nur API | Ja – Free ~10.000 Zeichen/Monat | ⚠️ Nur kleine Projekte im Free-Tier |
| Fillout | Ja – Logik & Integrationen | Ja – Free bis 1.000 Antworten/Monat | ✅ Voll funktionsfähig zum Start |
| HeyGen | Nein – keine Workflows | Ja – Free bis 10 Credits/Monat | ⚠️ Für Tests ok, produktiv limitiert |
| HubSpot | Ja – Workflows | Nein – nur bezahlt | ❌ Free ohne Workflows |
| Nein – nur Grundfunktionen | Ja – Free, Posts planbar | ⚠️ Nur Scheduling | |
| Lexoffice | Ja – Belegerkennung, Bankabgleich | Nein – nur Testphase | ❌ Ohne Abo nicht nutzbar |
| Nein – kaum Automatisierungen | Ja – Scheduling möglich | ❌ Wenig Automatisierung | |
| Microsoft Teams | Eingeschränkt – Power Automate | Nein – Free ohne Workflows | ❌ Keine Automatisierung im Free |
| Notion | Nein – keine nativen Workflows | Ja – Free für Einzelpersonen | ❌ Nur über externe Tools |
| Outlook | Ja – Filter, Regeln | Ja – auch im Free | ⚠️ Eingeschränkt nutzbar |
| Perplexity | Nein – keine Workflows | Ja – Web gratis | ❌ Kein eigener Automation-Service |
| Podigee | Eingeschränkt – Distribution | Nein – nur Testphase | ❌ Ohne Abo keine Automatisierung |
| sevDesk | Ja – Rechnungen, Beleg-OCR | Nein – kein Gratisplan | ❌ Nur bezahlt nutzbar |
| Slack | Ja – Workflow Builder | Nein – nur bezahlt | ❌ Free stark limitiert |
| Stripe | Ja – Abo, Rechnungen | Ja – alle Features ohne Fixkosten | ✅ Sehr gut für KMU |
| Trello | Ja – Butler-Automationen | Ja – 250 Runs/Monat | ✅ Free-Plan reicht für kleine Teams |
| WordPress | Eingeschränkt – Beitragsplanung | Ja – Software gratis, Plugins auf wp.com erst ab Business | ✅ Beitragsplanung kostenlos, Plugins kostenpflichtig |
Ich möchte es dir nicht vorenthalten… Ein paar Einschränkungen gibt es aber dennoch. Sevdesk und Lexoffice beispielsweise rücken den API-Key erst in der größten Tier heraus und bei Podigee oder vielen Bildgeneratoren muss über die API gearbeitet werden, weil es keine passenden Module in make.com gibt. In Summe sind die Möglichkeiten aber nahezu unbegrenzt!
Und: Auch wenn das dann mehr kostet. Arbeitszeit sparst du dadurch ja immens, oder nicht?
Mit welchem Tool starte ich also Automatisierung?
Gerade in kostenlosen Versionen steckt oft mehr Potenzial, als wir denken. Die Kunst liegt darin, die Tools klug zu kombinieren: ein zentrales Automatisierungstool wie Make.com für Schnittstellen, ergänzt durch Tools mit eingebauten Automatisierungen wie Airtable oder Brevo, Slack zur Kommunikation und das LLM deiner Wahl für „smarte“ KI-Funktionen. So lassen sich auch schon in kostenlosen Versionen stabile Workflows aufbauen.
Wichtig ist dabei, die Limits zu kennen: Make erlaubt im Free-Plan 1.000 Operationen, Trello 250 Automationen, Airtable 100. Diese reichen oft für den Einstieg. Wachsen die Prozesse, kann jederzeit auf bezahlte Abos geupgraded werden.
Damit gilt: Automatisierung ist auch für kleine Unternehmen sofort möglich.
