Zwischen 60 und 80 Prozent aller Digitalisierungsprojekte verfehlen ihre Ziele. Je nach Studie variiert die Zahl, aber der Befund ist eindeutig:
Die Mehrheit der Digitalisierungsvorhaben im Mittelstand liefert nicht das, was versprochen wurde.
Erwartet wurden mehr Effizienz, weniger Aufwand, bessere Daten und Auswertbarkeit, weniger Fehler und diese ganzen tollen Automatisierungspotenziale. In der Praxis ist es aber lediglich eine neue Software mit den gleichen alten Problemen und einem frustrierten Team.
Und ursächlich sind das fast immer dieselben fünf Fehler.
Fehler 1: Mit dem Tool statt mit dem Problem anfangen
Viele Projekte starten mit der Frage: „Welche Software nehmen wir?“ Bevor darauf aber eine sinnvolle Antwort möglich ist, bräuchte es zuerst eine andere Frage: Was soll sich eigentlich verändern und warum?
Wer mit der System-Frage startet, kauft eine Lösung für ein Problem, das noch nicht klar definiert ist. Das Ergebnis ist eine Software, die technisch funktioniert und operativ nichts, aber wirklich überhaupt nichts verbessert. Der Prozess, den das neue Softwaretool abbilden soll, wurde vorher nicht verstanden. Die Lücken, die das System schließen soll, wurden vorher nicht identifiziert.
In der Praxis taucht genau das als ganz tief versteckte Root Cause, also Fehlerursache, in fast jedem Projekt auf, das zuvor gescheitert ist.
Was stattdessen helfen würde: Vor jeder Tool-Entscheidung einen klaren Satz formulieren können. „Wir haben das Problem, dass X passiert. Das kostet uns Y. Wir wollen erreichen, dass Z passiert.“ Wer diesen Satz nicht klar sagen kann, sollte noch kein Tool kaufen.
Fehler 2: Der Prozess wird digitalisiert, nicht verbessert
Digitalisierung bedeutet nicht, einen analogen Prozess in Software zu übersetzen. Stattdessen geht es vielmehr darum den Prozess zu verstehen, zu hinterfragen und dann, wenn er wirklich gut ist, digital abzubilden.
Was in der Realität leider viel zu oft passiert: Ein Prozess, der seit Jahren so gewachsen ist wie er ist (weil wir das schon immer so machen!), wird in ein neues System gegossen. Mit allen Umwegen, allen Workarounds, allen Lücken, die sich über die Jahre eingeschliffen haben. Das System läuft. Der Prozess bleibt ähm… weniger optimal. Nur dass es jetzt eine Software gibt, die den kaputten Prozess ausführt. Dazu kommt auch noch, und das dürfen wir hier nicht vergessen, dass durch ein solches Customizing nicht unerhebliche Kosten entstehen! Eine wirklich schlechte Idee.
Einer der häufigsten Auslöser dafür sind übrigens Medienbrüche und manuelle Übergaben, die beim Systemwechsel einfach mitdigitalisiert werden, statt geschlossen zu werden. Sie verstecken sich dann im neuen System und sind schwerer zu sehen als vorher.
Fehler 3: Das Team wird nicht eingebunden
Digitalisierungsprojekte werden häufig in der Führungsebene beschlossen und dann dem Team präsentiert. Mit den besten Absichten! Wir wollen doch einfach nur besser zusammenarbeiten. Was bei den Menschen ankommt: Veränderung, die von oben kommt und auf die niemand vorbereitet wurde, die niemand versteht. Die Mitarbeitenden sind dadurch Betroffene.
Der Knackpunkt: Die Menschen, die täglich mit den Prozessen arbeiten, sind die eigentlichen Experten dafür. Sie wissen, wo es hängt. Sie wissen, welche Ausnahmen es gibt. Sie wissen, welche Regeln auf dem Papier stehen und welche in der Praxis gelten. Wer sie nicht fragt, plant an der Realität vorbei. Dazu kommt noch ein viel gewichtigerer Punkt. Wer nicht eingebunden wird, baut keinen Bezug zum neuen System auf. Die neue Software wird als Mehraufwand wahrgenommen, nicht als Entlastung. Ob jemand ein neues System akzeptiert oder einfach ignoriert, hängt meistens daran, ob die Person beim Aufbau dabei war oder nicht.
Meine Empfehlung: Die Menschen, die täglich mit dem Prozess arbeiten, gehören von Anfang an ins Projekt und zwar als Mitgestalter. Unser Prinzip dazu lautet „Betroffene zu Beteiligten machen“. Bitte dabei aber nicht vergessen, dass die Menschen im Prozess auch gerne mal Betriebsblind sind. Es braucht also immer mehrere Perspektiven, um am Ende zum besten Ergebnis zu kommen.
Fehler 4: Zu groß gedacht, zu wenig erprobt
„Wir digitalisieren alles auf einmal.“ kostet im Mittelstand viel Geld und noch mehr Zeit. Große, umfassende Digitalisierungsvorhaben sind komplex, langwierig und anfällig für Scope-Creep: Das Projekt wächst, die Anforderungen ändern sich, das ursprüngliche Ziel verschwindet hinter Schichten aus Kompromissen, hier noch was anbasteln, da noch was customizen.
Was funktioniert: Einen konkreten, abgegrenzten Prozess auswählen; verstehen, wie er jetzt läuft; verbessern, was verbesserungswürdig ist; umsetzen; Messen. Dann erst weiter zum Nächsten.
Wer in einem überschaubaren Bereich anfängt, erhält schneller echte und nachhaltige Ergebnisse als ein Unternehmen, das alles gleichzeitig umbaut. Jeder Schritt liefert etwas. Das Team lernt. Der nächste Schritt baut auf einem Fundament auf, das tatsächlich funktioniert.
Fehler 5: Kein Fundament, bevor gebaut wird
Das gravierendste Problem ist oft das unsichtbarste: Unternehmen starten Digitalisierungsprojekte ohne eine saubere Datenbasis.
- Kundendaten an drei Stellen, unterschiedlich gepflegt.
- Produktdaten in zwei Systemen, unterschiedlich benannt.
- Prozesse, die auf Excel-Listen basieren, die keiner außer ihren Erstellern versteht (und zum Makro, das der Werksstudent vor 7 Jahren eingebaut hat, kennt auch keiner mehr das Passwort)
Jedes Digitalisierungsprojekt auf diesem Fundament baut auf Sand. Die tolle neue Software kann noch so gut sein. Am Ende übernimmt sie die Inkonsistenzen und die großen Versprechungen können nicht umgesetzt werden.
Wer diesen Fehler vermeiden will, muss vor der Digitalisierung aufräumen und die Datenqualität sichern. Prozesse verstehen und dokumentieren.
Dieser Teil der Arbeit ist unspektakulär und in Teilen auch sehr mühsam. Er entscheidet trotzdem darüber, ob ein Projekt erfolgreich und termingerecht umgesetzt werden kann oder nach einem Jahr abgebrochen wird, „weil das alles nichts bringt“.
Was erfolgreiche Projekte gemeinsam haben
Wenn wir auf Projekte schauen, die funktioniert haben, gibt es da ein klares Muster:
Sie haben alle mit dem Prozess angefangen, nicht mit der Technologie.
Sie haben alle die Menschen eingebunden, die täglich damit arbeiten. Und sie haben alle an einem Punkt angefangen, der überschaubar war, bevor sie weitergegangen sind.
Klingt auf den ersten Blick einfach, umgesetzt werden sie trotzdem selten, weil der Druck, schnell sichtbare Ergebnisse zu liefern, meistens größer ist als die Bereitschaft, zuerst wirklich zu verstehen, was verändert werden soll. Digitalisierung und Automatisierung als Werkzeuge zu begreifen, nicht als Selbstzweck, das trennt Projekte, die liefern, von solchen, die gute Präsentationen hinterlassen.
Wer am Anfang genauer hinschaut, spart sich die Arbeit, das Projekt ein zweites Mal von vorne zu beginnen.
Der erste Schritt: Eine ehrliche Bestandsaufnahme
Bevor du das nächste Digitalisierungsprojekt startest, eine einzige Frage: Welchen Prozess wollt ihr digitalisieren, und habt ihr ihn wirklich verstanden? Bleib dabei nicht theoretisch, schau genauer hin und sprich mit den Leuten! Mit den Ausnahmen, den Umwegen, den Stellen, an denen jemand manuell eingreift, weil das System es nicht kann.
Wer das nicht klar beantworten kann, sollte zuerst damit anfangen, die richtigen Prozesse zu identifizieren. Einen auswählen, verstehen und dann entscheiden, was digitalisiert werden soll und was zuerst repariert werden muss.
Was wäre in deinem Unternehmen der eine Prozess, den du gerne digitalisieren würdest, und bei dem du dir im Stillen nicht sicher bist, ob er wirklich bereit dafür ist?
Häufig gestellte Fragen Digitalisierungsprojekte
Warum scheitern so viele Digitalisierungsprojekte im Mittelstand?
Die häufigsten Ursachen sind nicht technischer Natur. Projekte scheitern, weil mit dem Tool statt mit dem Problem gestartet wird, weil kaputte Prozesse digitalisiert statt verbessert werden, weil das Team außen vor bleibt und weil ohne saubere Datenbasis gestartet wird. Jeder dieser Fehler für sich ist korrigierbar. Zusammen führen sie zu einem Projekt, das viel kostet und wenig verändert.
Was ist der Unterschied zwischen Digitalisierung und Digitaler Transformation?
Digitalisierung beschreibt die Überführung analoger Prozesse in digitale Formate: Papier wird zur Datei, das Telefonat zum Formular, die Unterschrift zur elektronischen Signatur. Digitale Transformation geht tiefer und verändert, wie ein Unternehmen arbeitet, entscheidet und Wert schafft. Digitalisierung ist dabei ein Mittel. Transformation beschreibt das Ergebnis, wenn dieses Mittel konsequent und strukturiert eingesetzt wird.
Wie lange dauert ein typisches Digitalisierungsprojekt im Mittelstand?
Das hängt stark vom Umfang ab. Wer einen einzelnen, klar abgegrenzten Prozess digitalisiert, kann Ergebnisse in vier bis acht Wochen sehen. Wer ein ERP-System einführt oder mehrere Abteilungen gleichzeitig umbaut, rechnet eher mit sechs bis achtzehn Monaten. Die wichtigere Frage als die Dauer ist die Sequenz: Was kommt zuerst, was baut auf was auf, und wie wird sichergestellt, dass das Team jeden Schritt mitgeht.
Was bedeutet „Prozess vor Technologie“ konkret?
Bevor ein Tool ausgewählt wird, muss klar sein, welcher Ablauf damit unterstützt werden soll. Wer macht was, in welcher Reihenfolge? Welche Information wird wo gebraucht? Welche Schnittstellen gibt es zu anderen Prozessen? Wenn diese Fragen beantwortet sind, ist die Tool-Entscheidung fast einfach. Solange sie offen sind, kauft man Software für ein Problem, das man noch nicht versteht.
Wie erkenne ich, ob mein Unternehmen für Digitalisierung bereit ist?
Entscheidend ist weniger die Technik-Bereitschaft als die Prozess-Klarheit. Wenn ihr die wichtigsten Abläufe klar beschreiben könnt, wisst, wo Daten entstehen und wo sie gebraucht werden, und das Team bereit ist, sich aktiv einzubringen, sind die Voraussetzungen gut. Wenn Prozesse über Jahre gewachsen sind und niemand mehr genau weiß, warum etwas so gemacht wird wie es gemacht wird, braucht es zuerst eine ehrliche Bestandsaufnahme.
