Wie viele Tools habt ihr im Unternehmen? Sei mal ehrlich zu dir selbst und zähle!
Microsoft Office, Lexware, Asana, Hubspot, Trello, Jira, Pipedrive, Sevdesk, Sonderausnahme GSuite für die IT, … Wie viele Tools bezahlt ihr gerade, die niemand mehr regelmäßig öffnet? Das Projektmanagement-Tool aus 2022, das nach vier Wochen wieder durch Excel ersetzt wurde. Die Wissensdatenbank, in der drei Artikel stehen. Das CRM, das „eigentlich“ alle nutzen sollten.
Der Tool-Friedhof im Unternehmen
Die Liste eurer Lizenzen zeigt es (ich hoffe ihr habt den Überblick!): Jedes Tool hat sicherlich einmal einen guten Grund gehabt. Jemand hatte ein Problem, hat recherchiert, eine Lösung gefunden und sie eingekauft. Das Problem dabei ist: das ursächliche Problem war nie das Tool. Das Problem war der Prozess dahinter!
Und ein neues Tool verändert den Prozess nicht. Also doch, tut es. Aber es stellt die falschen Fragen.
Was passiert, wenn man Unordnung digitalisiert? Man bekommt digitale Unordnung. Wer unklar verteilte Zuständigkeiten in ein Projektmanagement-Tool überführt, hat hinterher unklar verteilte Zuständigkeiten in einem Projektmanagement-Tool.
Soweit, so klar, oder?
Der eigentliche Preis: Kognitive Last
Jedes Tool in eurem Stack kostet. Nicht nur Geld, auch Zeit, Aufmerksamkeit, Kontextwechsel.
Wissensarbeiter wechseln laut dem Asana Anatomy of Work Index (2023) durchschnittlich mehr als 30 Mal täglich zwischen Anwendungen. Jeder Wechsel kostet Fokus. Jeder Login ist ein kleiner Reibungsverlust. Und jedes Tool, das nicht wirklich mit den anderen verbunden ist, erzeugt Datenlücken.
| Was Unternehmen sich erhoffen | Was tatsächlich passiert |
|---|---|
| Mehr Transparenz durch neues PM-Tool | Doppelte Pflege: Tool + Excel (weil die Historie Excel will) |
| Schnellere Kommunikation durch Slack | E-Mail läuft weiter, Slack kommt dazu |
| Einheitliches CRM für alle | Vertrieb pflegt CRM, Innendienst hat eigene Tabelle |
| Automatisierung durch Make/n8n | Automatisierung eines schlechten Prozesses, Fehler kommen schneller |
Das Muster ist überall dasselbe: Das neue Tool wird zum zusätzlichen Layer auf einem bereits unklaren Prozess, wenn da von einem Prozess die REde sein kann. Und weil niemand die alten Tools wirklich abschaltet, wächst der Stack weiter und wieter.
Warum wir trotzdem immer wieder Tools kaufen
Ganz einfach: Weil es sich so anfühlt, als würde es helfen!
Ein Tool einzukaufen ist sichtbar und bringt dich ins Tun. Einen Prozess zu durchdenken und zu verändern ist mühsam, ungemütlich und braucht Zeit. Außerdem: Wer ein Tool kauft, hat jemanden der verkauft. Wer seinen Prozess aufräumt, hat niemanden der ihm das anbietet. Kein Anreiz, keine schicke Präsentation, keine Trial-Version. Nur die ernüchternde Arbeit, genau hinzuschauen.
Und ja, ich weiß: Das klingt nach viel Arbeit. Aber es ist der Anfang davon, tatsächlich etwas zu verändern und Ordnung reinzubringen.
Sh*t in, sh*t out
Einer meiner liebsten Sätze, der alles zusammenfasst: Sh*t in, sh*t out.
Was rein geht, das kommt raus. Wer einen schlechten Prozess automatisiert, kriegt am Ende einen schnellen schlechten Prozess. Wer unvollständige Daten in ein CRM trägt, bekommt unvollständige CRM-Auswertungen. Wer auf unvollständigen Daten Auswertungen fährt bekommt im Zweifel irrefürende Ergebnisse.
Das Tool ist nicht schuld. Das Tool arbeitet nur mit dem, was man ihm gibt.
Genau das ist der Denkfehler hinter dem Tool-Kauf als Problemlösung: die Erwartung, dass die Software die Struktur mitbringt. Diese aber kommt aus dem Prozess. Nicht aus dem Tool!
Deshalb empfehle ich immer erst den versteckten Verwaltungsaufwand zu durchleuchten und zu hinterfragen. Dann verstehen, wo der Prozess wirklich klemmt. Erst dann entscheiden, ob ein Tool hilft oder ob man zuerst die Grundlage reparieren muss.
Was vor dem Tool-Kauf passieren sollte
Bevor du das nächste Software-Abo im Netflix-Style abschließt, stell dir diese drei Fragen:
Was genau ist das Problem, das ich lösen will? Nicht „wir brauchen bessere Kommunikation“, sondern: Wo verlieren wir konkret Zeit? Wo entstehen Fehler? Wo wartet jemand auf jemanden?
Ist das Problem ein Tool-Problem oder ein Prozess-Problem? Wenn das Problem wäre, dass Informationen zu langsam zwischen Teams wandern, ist die Frage: Liegt das an fehlendem Tool oder an unklaren Übergabepunkten? Wenn die Antwort „unklare Übergabepunkte“ ist, löst kein Slack der Welt das Problem.
Was muss das Tool können, damit es wirklich integriert ist? Welche anderen Systeme müssen damit reden? Was passiert, wenn es das nicht kann? Haben wir eventuell bereits ein Tool im Stack, das unsere Anforderungen erfüllt?
Wer diese drei Fragen ehrlich beantwortet, kauft danach deutlich weniger Tools und nutzt die, die er hat, viel besser. Leicht mantraartig bleibt mir da nur zu sagen:
Prozessautomatisierung fängt nicht bei der Software an. Sie fängt beim Prozess an.
Das Wort Prozess steckt nicht umsonst drin!
Der Weg raus aus dem Tool-Chaos
Wenn du merkst, dass euer Stack gewachsen ist und niemand mehr den Überblick hat: Tool-Inventur!
Alle aktiven Tools auflisten. Wer nutzt was wie oft? Was kostet es? Gibt es Duplikate? Welche Tools reden miteinander, welche sind Dateninseln oder -silos? Und vor allem: Welche Tools lösen ein Problem, das gelöst ist, wenn der zugrundeliegende Prozess sauber ist?
Anschließend könnt ihr konsolidieren statt addieren. Lieber zwei Tools, die wirklich genutzt werden und gut verbunden sind, als sechs Tools, die nebeneinander existieren und jeder irgendwie kennt. Ein Automatisierungsaudit hilft dabei zu unterscheiden, wo echte Automatisierung Sinn ergibt und wo zuerst Ordnung herrschen muss.
Achtung! In manchen Fällen kann für Software ein Best-of-Breed-Ansatz mit guten Integrationen das Mittel der Wahl sein! Schlussendlich ist nicht die Zahl der Tools entscheidend, sondern wie ihr sie einsetzt und wie sie miteinander verbunden sind.
Und manchmal ist die richtige Entscheidung trotzdem kein neues Tool. Alles beginnt mit den richtigen FragenWas muss eigentlich wirklich passieren? Wer macht was? Wann?
Und das funktioniert, weil die einfachen Fragen oft die sind, die niemand stellt.
Häufig gestellte Fragen
Warum löst ein neues Tool mein Prozessproblem nicht?
Ein neues Tool verändert nicht den Prozess dahinter, es beschleunigt ihn nur. Wenn der Prozess schlecht strukturiert ist, wird er mit einem neuen Tool nur schneller schlecht. Das Grundproblem bleibt: unklare Zuständigkeiten, fehlende Übergabepunkte, doppelte Datenpflege. Tools sind Werkzeuge, keine Therapie für kaputte Abläufe.
Was ist ein Tool-Friedhof und wie erkenne ich ihn?
Ein Tool-Friedhof entsteht, wenn Unternehmen Software kaufen, kurz einführen und dann nicht mehr konsequent nutzen. Erkennungszeichen: Lizenzen, die niemand aktiv verwendet; Tools, die nur eine Person im Team wirklich kennt; mehrere Tools, die dasselbe tun; und die Antwort „Wir haben eigentlich XY dafür, aber…“ auf fast jede Frage zur internen Software.
Wie viele Software-Tools nutzt ein durchschnittliches Unternehmen?
Laut einer Studie von Okta (2023) nutzen mittelgroße Unternehmen zwischen 50 und 100 verschiedene SaaS-Anwendungen. In kleineren Teams mit 10 bis 20 Personen sind es häufig 15 bis 30 aktive Tools, von denen aber oft nur ein Bruchteil intensiv genutzt wird. Das Problem ist selten zu wenige Tools, sondern zu viele unverknüpfte.
Was ist die richtige Reihenfolge: erst Prozesse oder erst Tools?
Erst Prozesse, dann Tools. Das bedeutet: Bevor du eine neue Software einführst, den Ablauf zu Papier bringen. Wer macht was? Wann? Welche Information wird wo gebraucht? Wenn dieser Ablauf sauber ist, ist die Toolwahl fast zweitrangig. Wenn er unklar ist, hilft kein Tool der Welt weiter.
Wie reduziere ich Tool-Chaos in meinem Unternehmen?
Erstens: Tool-Inventur machen. Alle verwendeten Tools auflisten, Nutzungsfrequenz und Zuständigkeiten klären. Zweitens: Duplikate identifizieren. Welche Tools leisten dasselbe? Drittens: Integrationen prüfen. Welche Tools reden miteinander, welche sind Dateninseln? Viertens: Konsolidieren statt addieren. Lieber zwei Tools mit echter Integration als sechs Tools, die nebeneinander leben.
