Unser Team (und insbesondere Sven) hat in den letzten Monaten 238 Tools geprüft. Im neusten YouTube-Video zeigt Sven, welche er tatsächlich täglich im Einsatz hat und so seine Produktivität… sagen wir einfach mal: Vervielfacht!
Wie sieht die (KI)-Tool-Zusammensetzung aus?
Aktiv im Einsatz sind aktuell rund 15 Tools, die alle mehr oder weniger zusammen arbeiten. make.com bildet das Rückgrat für alle Automatisierungen, teilweise auch n8n. ChatGPT ist das Go-To-Large-Language-Modell (LLM). Videos kommen aus HeyGen und Kling. Für den richtigen Sound sorgt elevenlabs. Whisperflow übernimmt das Tippen. Airtable speichert Daten. Trello organisiert Aufgaben. Aber jetzt einmal auf einen Blick:
- ChatGPT⭐: https://chatgpt.com/ (außerdem: Bildgenerator image-1 und Videogenerator SORA)
- Wispr Flow: https://wisprflow.ai/
- FLUX Bildgenerator: https://bfl.ai/
- Google Nanobanana: https://aistudio.google.com/models/gemini-2-5-flash-image
- Elevenlabs: https://elevenlabs.io/
- HeyGen: https://www.heygen.com/
- Kling AI: https://klingai.com/
- make.com⭐: http://make.com/
- n8n: https://n8n.io/
- Airtable⭐: https://airtable.com/
- Hubspot⭐: https://www.hubspot.com/
- Trello⭐: https://trello.com/
- tl;dv: https://tldv.io/
- Loom: https://www.loom.com/
- Google Workspace⭐: https://workspace.google.com/ (z. T. mit Gemini)
⭐ = Nutzt jeder im Team
Alle Komponenten ergänzen sich und wo sinnvoll haben wir automatisiert, um Datendurchgängigkeit und Arbeitserleichterungen zu ermöglichen.
Welche (KI)-Tools passen zu mir?
Im Prinzip ist es ein sehr individuelles Thema. Es kommt immer darauf an welchen Tool-Stack du aktuell bereits hast und wie du gerne arbeitest.
In der Microsoft-Welt unterwegs? Dann ist Google Workspace leider nicht die richtige Wahl (außer für Automatisierungen als Zusatz-Channel). Du tippst ganz gerne und das Diktieren von Texten ist dir eher unangenehm? Dann brauchst du Wispr Flow nicht. Du produzierst gar keine Videos? HeyGen und Kling sind dann natürlich auch nicht sinnvoll.
Bei uns ist es so, dass viele der Tools „Basics“ sind, dazu gehören die mit ⭐ markierten. Die anderen sind rollenspezifisch bzw. nach individuellen Vorlieben auszuwählen.
Noch mehr Tools findest du in unserer Toolbox!
Wie automatisiere ich das dann und setze KI in der Arbeit ein?
An sich gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Entweder nutzt du integrierte Automatisierungs- und KI-Funktionen, die viele der Tools bereits mitbringen oder setzt Automatisierungs-Tools wie n8n oder make.com ein. Zu dem Thema habe ich hier einen ausführlichen Artikel geschrieben.
Ein ganz einfaches Schema für eine Automatisierung kann sein:
- Definiere Trigger: z. B. neuer Datensatz in Airtable oder neues Meeting-Transkript.
- Lege die Datenstruktur (z. B. in Airtable) an
- Erstelle ein make.com-Szenario mit Trigger und Verbindung zu deinem LLM der Wahl (z. B. ChatGPT) für Texterstellung, Strukturierung, Zusammenfassung.
- Mappe Inhalte zu entsprechenden Trello-Karten oder HubSpot-Deals, halte so Daten synchron ohne Copy-Paste
Naja, und testen musst du natürlich! Sven zeigt im Beispiel auch seine „persönliche“ Contentmarketingmaschine.
Praxisbeispiel 1: Meeting → Doku und To-Do
- TL;DV transkribiert Meetings in Echtzeit.
- make.com empfängt das Transkript als Trigger.
- ChatGPT fasst zusammen und extrahiert To-Dos, Verantwortliche und Deadlines.
- make.com erstellt Trello-Karten oder aktualisiert Airtable-Einträge oder erstellt einen neuen Eintrag im CRM.
- Du bekommst eine Übersicht per E-Mail oder Slack.
Done!
Praxisbeispiel 2: Content-Produktion in allen Facetten
Du kannst ein ähnliches Konzept für deinen Content nutzen. Workflow-Beispiel:
- Input: Rohtext oder Gedankensprache (Wispr Flow).
- Verarbeitung: ChatGPT erstellt Artikelstruktur für Blog und Bildprompts.
- Bildgenerierung: GPT-Image 1, Flux oder Nanobanana erzeugen Visuals.
- Audio: Eleven Labs produziert hochwertige Sprachaufnahmen aus Text.
- Video: HeyGen oder Kling produziert Kurzvideos; Kling ist gut für Intro/Outro.
- Freigabe: Als Human-in-the-Loop gibst du Inhalte per Mausklick frei (Slack, E-Mail, Airtable o. Ä.)
make.com verknüpft diese Schritte und publiziert automatisch auf den gewünschten Plattformen! 100 % automatisch… aber bitte mit Human-in-the-Loop.
(KI)-Toolempfehlungen kurz zusammengefasst
Die wichtigsten Werkzeuge in Svens Stack sind für ihn persönlich:
- ChatGPT: Denkpartner für Ideen, Struktur und Texte.
- Wispr Flow: Live-Transkription in jeder App.
- Airtable: Relationale Datenbank für Projekte und Inhalte.
- make.com: Visuelle Orchestrierung aller Abläufe.
- n8n: Lokale Alternative bei Datenschutzbedarf.
- Trello: Visuelles Kanban für tägliche Organisation.
- tl;dv: Meeting-Aufnahme und Transkription mit Aufgabenextraktion.
- Eleven Labs, GPT-Image/Flux/Nanobanana, HeyJan/Kling: Medienproduktion.
Klingt gut? Der Einstieg ist gar nicht so schwer!
Viele der Tools sind sogar kostenlos (oder wenigstens in einer Testversion verfügbar). make.com, Trello, Airtable, ChatGPT (via API, wenn du automatisieren möchtest) sind beispielsweise ein mega Start, um schon sehr weit zu kommen! Und dann kannst du die meisten Projektmanagement sowie CRM-Tools direkt mit anbinden und hast schon einen großen Schritt geschafft.
Tiefer einsteigen kannst du mit diesem Deep-Dive zum Thema Intelligente Prozessautomatisierung (IPA), in dem ich auch auf unterschiedliche Konzepte und Methoden eingehe.
Automatisierung bringt nur dann echten Nutzen, wenn du klare Prozesse abbildest und schrittweise vorgehst. Mit make.com als Rückgrat und gezielten KI-Tools kannst du repetitive Arbeit minimieren und dich auf die wichtigen Entscheidungen konzentrieren.
Das Video zu den 15 besten (KI)-Tools für mehr Produktivität
Sven gibt dir in seinem neusten Video auf YouTube noch einen tieferen Einblick dazu!
