Was steckt wirklich hinter den beiden Wortgespenstern Digitalisierung und Automatisierung? Was unterscheidet beides, und wie schaffe ich eine erfolgreiche Umsetzung im eigenen Unternehmen? Wir schauen genauer hin!
Immer wenn irgendwo mit den Wörtern „Digitalisierung“ oder „Automatisierung“ um sich geschmissen wird, merke ich: Viele Menschen nicken – zum Teil sogar mit Begeisterung – aber oft wird überhaupt nicht klar, was genau gemeint ist.
Digitalisierung droht zum inhaltsleeren Modewort zu werden oder ist es sogar schon. Automatisierung degeneriert zum Versprechen, von dem man hofft, dass es bald greift und all unsere Probleme löst.
Damit beide Konzepte nicht nur schöne Wörter bleiben, werfe ich einen genaueren Blick darauf und auf konkrete Beispiele die zeigen, wie Digitalisierung gelingt und wie Automatisierung darauf aufsetzt.
Was ist Digitalisierung und wie gelingt sie (richtig)?
Wie oft hast du schon den Ausruf gehört „Deutschland hat die Digitalisierung verpasst“? Vermutlich zu oft. Was steckt dahinter?
Digitalisierung heißt erst einmal, analoge Prozesse, Aufgaben oder Dokumente in digitale Form zu überführen. Zum Beispiel statt Papierakten digitale Ablage, statt handschriftlicher Lieferantenrechnung ein gescanntes oder nativ erstelltes PDF, statt analoger Formulare Online-Formulare. Damit sind wir aber im Prinzip erst beim „Digitalisieren“. Viel entscheidender ist dabei, dass Prozesse digital unterstützt werden, Daten digital verfügbar sind und sie sich so verarbeiten, weiterleiten und automatisiert analysieren lassen. Dann sind wir im Bereich der Digitalisierung.
Damit Digitalisierung wirklich gelingt, braucht es nicht nur Technik. Eine Studie des Branchenverbands Bitkom zeigt, dass 53 Prozent der deutschen Unternehmen Schwierigkeiten haben, die Digitalisierung zu bewältigen. Häufig liegen die Hindernisse nicht in den Tools selbst, sondern in Datenschutz, in fehlendem Fachpersonal und in Zeitmangel im Alltagsgeschäft.
Erfolgreiche Digitalisierung beginnt mit einer Bestandsaufnahme: Welche Prozesse und damit verbundenen Daten sind noch analog, welche bereits digital? Wie gut sind die digitalen Prozesse dokumentiert? Welche Datenqualität herrscht vor, können wir mit den Daten überhaupt etwas anfangen?
Und vor allem: Welche Prozesse müssen wir vielleicht komplett überdenken?
Ein Beispiel aus der Praxis ist das Umwandeln von Fragebögen, die früher per Hand ausgefüllt, dann abgetippt wurden, in Online-Formulare. Das spart Fehler und vermeidet redundante Arbeit. Solche Schritte erhöhen nicht sofort den Automatisierungsgrad, aber sie sind eine unerlässliche Basis. (Und ja, falls ihr schon weit seid, ist das vielleicht ein einfaches Beispiel)
Ein weiterer wichtiger Faktor: Prozessmanagement. Das ist einer der zentralen Gestaltungshebel der digitalen Transformation. Prozesse müssen nicht nur digitalisiert sein, sondern auch klar definiert, optimiert und auf Unternehmensstrategie abgestimmt werden.
Was bedeutet Automatisierung und was muss vorher da sein?
Automatisierung bedeutet, dass Prozesse oder Teilprozesse nicht nur digital existieren, sondern eigenständig ablaufen und zwar maximal mit minimalen manuellen Eingriffen. Ein klassisches Beispiel ist, wenn Rechnungen, die per E-Mail eingehen, automatisch erkannt werden, Anhänge extrahiert, in ein Verzeichnis verschoben und in Buchhaltungssoftware hochgeladen werden. Wenn zusätzlich noch Teilprozesse greifen (z. B. Erzeugen eines PDFs, Weiterleitung, Prüfung), dann ist der Prozess automatisiert.
➡️Einen umfassenden Artikel zum Thema Prozessautomatisierung gibt es hier.
Damit Automatisierung funktioniert, muss vorher Digitalisierung und Prozessdefinition erfolgen. Ohne digitale Daten, ohne ein Prozessverständnis, ohne eine klare Idee, wo Verschwendung und Fehler entstehen, nützt kein Automatisierungstool etwas. Studien über automatisierte Geschäftsprozesse in mittelständischen Unternehmen zeigen: Viele Technologien, wie RPA (Robotic Process Automation), sind technisch machbar und bieten deutliche Effizienzvorteile, viele Unternehmen kennen sie aber gar nicht oder halten sie für nicht relevant. Und da sind wir noch nicht einmal bei intelligenter Prozessautomatisierung (IPA).
Erfolgreiche Automatisierung zeichnet sich durch Modularität und Anpassbarkeit aus. Nicht alles muss zu Beginn automatisiert werden. Es empfiehlt sich, mit einzelnen, klar abgegrenzten Teilprozessen zu starten, zum Beispiel Reporting, Zeiterfassung, Datenübertragungen zwischen Tools.
Ein Beispiel: Ein Projektmanagementtool, in dem Teammitglieder ihre Zeiten per Kommentar erfassen, automatisch Wochenreports generieren lässt. So wird der manuelle Teilbericht entfällt, und Verantwortliche gewinnen Zeit. Das zeigt: Automatisierung schont Ressourcen, schafft Übersicht und entlastet Teams. Und wenn notwendig können auf Basis dieser Auswertungen sogar Rechnungsentwürfe erzeugt werden.
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Wie hängen beide Begriffe zusammen?
Digitalisierung und Automatisierung stehen in einem klaren Verhältnis:
Digitalisierung ist Grundlage, Automatisierung die (logische) Weiterentwicklung.
Unternehmen, die digitalisiert sind, haben bereits digitale Daten, digitale Prozesse und oft erste Tools im Einsatz. Automatisierung setzt dort an, wo Prozesse klar definiert sind und die Digitalisierung durch Automatisierung ausgebaut werden kann.
Die bereits weiter oben genannte Bitkom-Studie belegt: Viele Unternehmen sehen Digitalisierung als notwendig und erkannt, aber nur ein Teil nutzt digitale Technologien tatsächlich umfassend; Automatisierung ist noch seltener vollzogen. Es gibt große Unterschiede darin, wie weit Unternehmen bereits automatisiert haben oder planen.
Digitalisierung allein bringt schnell Vorteile: bessere Datenverfügbarkeit, weniger Fehler, schnellere Kommunikation, mehr Zeit für andere Tätigkeiten. Automatisierung steigert darauf aufbauend Effizienz, Geschwindigkeiten, Konsistenz und erlaubt Skalierung. Wichtig ist: Beide Konzepte beeinflussen sich gegenseitig. Wenn Automatisierung eingeführt werden soll, entstehen automatisch Anforderungen an digitale Datenqualität und Prozessstruktur – also treibt Automatisierung oft nach hinten Verbesserungen in der Digitalisierung voran.
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Worauf solltest du besonders achten, damit Digitalisierung und Automatisierung erfolgreich werden?
Zuerst einmal solltest du nicht versuchen, beides gleichzeitig und in voller Breite umzusetzen. Ein inkrementeller Ansatz erhöht die Erfolgschancen. Beginne mit einem Pilotprozess, bei dem Digitalisierung und Automatisierung klar definiert sind: was war vorher, was ist Ziel. Und sind wir mal ganz ehrlich: Viele Prozesse sind doch bereits wenigstens in Teilen digitalisiert. Am Ende ist es eine Entscheidung, worauf du dich fokussieren möchtest.
Und dann – insbesondere für Automatisierung – ist es wichtig explizit auf die Prozessdefinition zu achten: Klarheit darüber, wer was wann macht, welche Systeme involviert sind, wo Daten herkommen und wohin sie gehen. Ohne diese Klarheit drohen Automatisierungsversuche, die nicht machbar oder unwirtschaftlich sind und später verworfen werden. Konzeptionell steige ich in diesem Artikel tiefer ins Thema ein.
Ein weiterer Erfolgsfaktor ist Kultur und Kompetenz: Mitarbeitende müssen verstehen, warum Veränderung stattfindet, wie Tools eingesetzt werden und wie sich Abläufe ändern. Das Bewusstsein, dass Automatisierung nicht bedeutet, dass Menschen überflüssig werden, sondern dass Teile ihrer Arbeit entfällt oder sich verschiebt, ist zentral. Und das ist manchmal ein bisschen knifflig. Die Angst vor dem Unbekannten kann eine ganz schöne Kraft entwickeln und darf nicht unterschätzt werden.
Auch die technische und organisatorische Infrastruktur ist essenziell. Datenschutz, Sicherheit, Schnittstellen, eine bewusste Auswahl an Tools – all das muss funktionieren. Eine Bitkom-Erhebung nennt Datenschutz als häufigste Hürde (bei etwa 88 %), dann Personalmangel, dann fehlende Zeit für Digitalisierung im Tagesgeschäft.
Messbarkeit darf nicht vernachlässigt werden. Du solltest vor der Umsetzung klare KPIs definieren: wie viel Zeit spart ein Prozess nach Automatisierung, wie viele Fehler fallen weg, wie verändert sich Durchlaufzeit oder Kundenzufriedenheit. Pilotprojekte helfen, diese Kennzahlen zu erheben und Risiken besser einschätzen zu können.
Einige Fakten zum Thema Automatisierung und Digitalisierung
Wir haben mal gegraben. Es gibt einige unumstößliche Tatsachen:
- Digitalisierung ist Voraussetzung, nicht das Endziel.
- Automatisierung ist erst sinnvoll ist, wenn Prozesse digitalisiert und klar definiert sind.
- Einfache Automatisierungen, wie Daten von A nach B zu transportieren sind sinnvolle erste Schritte zum Einstieg. Du musst es nur tun.
- Fachkräftemangel, Datenschutz, Zeitmangel und Unsicherheit über Nutzen sind häufige Hemmnisse, aber kein Grund nicht loszulegen
Digitalisierung UND Automatisierung
Digitalisierung und Automatisierung sind keine Gegensätze, sondern Schritte auf demselben Weg. Digitalisierung bedeutet, Daten und Prozesse digital verfügbar und nutzbar zu machen; Automatisierung heißt, einen Teil dieser Prozesse ohne manuelles Eingreifen laufen zu lassen. Für Unternehmen heißt das: Erst digitalisieren, dabei Prozesse klar erfassen, Datenqualität sicherstellen, Ressourcen und Kompetenzen aufbauen. Danach können automatisierte Lösungen folgen. Ein Schritt nach dem nächsten, ist da die Devise und „erledige deine Hausaufgaben“!
Und wenn du tiefer einsteigen möchtest, kannst du dir diesen Artikel zum Thema Intelligente Prozessautomatisierung (IPA) durchlesen oder direkt einen Termin vereinbaren.
