Copy-Paste ist einer der größten (!!!) Zeitfresser überhaupt. Und darüber hinaus sogar noch fehleranfällig.
Wie das aber so ist: es gibt unterschiedliche Quellen und nicht alle können ohne weiteres „Out-of-the-box“ angebunden werden.
Du willst eine Automatisierung, die diese Arbeit zuverlässig erledigt?
Wir zeigen dir an einem (bzw. 4) konkreten Szenarien mit make.com und HubSpot, wie genau das funktiniert: Kontakte aus unterschiedlichen Quellen sammeln, prüfen, anreichern und ordentlich im CRM anlegen.
Das komplette Video gibt es auf YouTube!
Neue Leads automatisch sauber erfassen
Das Ziel ist klar. Kontakte aus verschiedenen Quellen sollen zentral in deinem HubSpot-Account oder einem anderen CRM deiner Wahl landen.
Es gibt also unterschiedlichste „Empfänger“ für Daten, die diese dann an ein Szenario weiterleiten, welches die eigentliche Anlage im CRM übernimmt.
Die Automatisierung prüft, ob ein Kontakt bereits existiert. Falls nicht, legt es einen neuen Datensatz an und reichert den Datensatz an. Zusätzlich erstellt das System Notizen, Leads und verknüpft Unternehmen (bzw. erstellt Unternehmen, falls das Unternehmen auch noch fehlt). Parallel besteht immer die Möglichkeit, alle Daten in eine Google-Tabelle einzutragen, um weitere Auswertungen zu ermöglichen.
Architektur der Kontaktanlage-Automatiserung
Das Szenario besteht mehreren Bausteinen, den Inputs / Triggern (also Anbindung von Terminbuchung wie bspw. mit MS Bookings, Formulare, wie mit Fillout oder Newsletter-Anmeldungen via Brevo).
- Trigger: Externer Aufruf aus einer Quelle (Newsletter, Terminbuchung, Formular, …).
- Aufruf Subszenario „Kontaktanlage“ und Übergabe aller relevanten Daten
- Suche: Kontakt zunächst in HubSpot suchen.
- Google Sheet: Kontakt für weitere Analysen anlegen.
- Entscheidung: Kontakt existiert schon? Ja oder Nein.
- Aktion: Neuer Kontakt anlegen oder bestehenden anreichern.
- Anreicherung: Unternehmensdaten ergänzen
- Notiz und Lead anlegen und mit Kontakt und Unternehmen verknüpfen.
Du nutzt Microsoft Bookings? Die Daten bekommt man aktuell nur über Power Automate. Hier zeigen wir dir wie!
Datenanreicherung mit ChatGPT Web Search (Generate a response)
In diesem Szenario arbeiten wir bewusst mit „Generate a Response“ in ChatGPT. Du willst nicht, dass die KI etwas erfindet. Mit „Generate a response“ und dem Web-Search-Tool kannst du echte Internetquellen abfragen. Das erhöht die Treffergenauigkeit bei Unternehmensdaten. Das Ergebnis (JSON) musst du lediglich noch auftrennen und kannst dann die Daten aus der Internetrecherche für die Datenanreicherung nutzen!
Bitte aber prüfen: KI unterstützt dich und ersetzt nicht deine Denkleistung.
Typische Quellen für neue Kontakte und Leads
Dieses System akzeptiert beliebig viele Eingangsquellen. Im Beispiel zeigen wir drei gängige Fälle:
- Newsletter-Abonnenten (Brevo)
- Terminbuchungen. Buchungen im Google-Kalender landen als Kontaktzeile in Google Sheets.
- Formular-Downloads. Wer ein Dokument anfordert, bekommt den Link per E-Mail.
Diese Quellen geben dir einen klaren Herkunfts-Tag. So weißt du später, woher ein Kontakt kommt.
Und das coole: Das geht für eigentlich jede Quelle (auch Ads, andere Formulartypen, ein anderes CRM, Visitenkarten, …). Am Ende landet alles ohne Aufwand sauber im CRM deiner Wahl!
Umsetzungsschritte in ganz kurz
Setz das System in diesen Schritten um:
- Definiere Quellen und Felder.
- Richte Webhooks/Trigger in make.com ein.
- Baue einmal als Subszenario die Anlage von Kontakten, Unternehmen und Leads.
- Ergänze optional Google Sheets für das Reporting.
- Ergänze eine Web-Suche zur Datenanreicherung (alternativ geht das natürlich auch mit Apollo o.Ä.).
Done!
Tschüss, copy-paste!
Dieses Setup lässt sich beliebig erweitern. Du kannst weitere Quellen anschließen. Du kannst zusätzliche Überprüfungen (Human-in-the-Loop) einbauen.
Das komplette Video…
Die komplette Anleitung zum Nachbauen: Das komplette Video von Sven findest auf YouTube!
